Excelで管理表を作るときに最初に決めておきたいこと

Excelで管理表を作るとき、最初はとりあえず項目を並べて作り始めることが多いと思います。

日付、担当者、品名、数量、状態、備考。

必要そうな項目を入れていけば、ひとまず表としては形になります。

ただ、使っているうちに、

・入力する人によって書き方が違う

・列がどんどん増えて見にくい

・あとから集計しにくい

・どこに何を入力すればよいか分からない

・同じような表が複数できてしまう

という状態になることがあります。

Excel管理表は、作ること自体は簡単です。

だからこそ、最初に少しだけ考えておくと、あとから使いやすくなります。

何を記録する表なのかを決める

まず決めたいのは、その表で何を記録するのかです。

たとえば、同じ「管理表」でも目的はいろいろあります。

・作業実績を残す

・在庫数を管理する

・点検結果を記録する

・見積や案件の状況を管理する

・売上や出荷数を集計する

・問い合わせ履歴を残す

目的があいまいなまま作り始めると、あとから項目が増え続けたり、何のための表なのか分かりにくくなったりします。

まずは、

「この表は何を管理するためのものか」

を一言で説明できるようにしておくと、表の方向性が決まりやすくなります。

誰が入力するのかを決める

次に考えたいのは、誰が入力するのかです。

管理表は、作る人と使う人が同じとは限りません。

・現場の作業者が入力する

・事務担当者が入力する

・営業担当者が入力する

・複数人で共有して入力する

・管理者だけが確認する

誰が入力するかによって、必要な分かりやすさが変わります。

たとえば、複数人で入力する表なら、自由入力を増やしすぎると打ち込みのブレが起きやすくなります。

「完了」「済」「済み」「OK」など、同じ意味でも書き方がバラバラになると、あとから集計しにくくなります。

入力する人が迷わないように、選択式にできる項目は選択式にするなど、少し工夫しておくと使いやすくなります。

あとから何を見たいのかを考える

管理表は、入力して終わりではありません。

あとから見返したり、集計したり、確認したりするために使うことが多いです。

そのため、作る前に、

・月ごとの件数を見たい

・担当者別に集計したい

・設備別に履歴を確認したい

・未対応だけを抽出したい

・金額や数量を合計したい

・過去の対応履歴を探したい

など、あとから見たい内容を考えておくと、必要な項目が見えてきます。

逆に、あとから見たい内容が決まっていないと、入力はしているのに活用しにくい表になりがちです。

入力項目を増やしすぎない

管理表を作るときは、「念のためこの項目も入れておこう」となりがちです。

もちろん必要な項目は入れるべきですが、項目が多すぎると入力が面倒になります。

入力が面倒な表は、だんだん使われなくなったり、空欄が増えたりします。

最初から完璧な表を作ろうとするよりも、

・必ず必要な項目

・あると便利な項目

・なくても困らない項目

に分けて考えるとつくりやすくなります。

特に、現場で使う管理表は、入力のしやすさが大切です。

集計しやすい形にしておく

あとから集計する可能性がある表は、最初から集計しやすい形にしておくと便利です。

基本は、

・1行に1件のデータを入れる

・1列に1種類の情報を入れる

・日付、担当者、品名、数量などを分ける

・セル結合をなるべく使わない

・小計行をデータの途中に入れない

・列名を分かりやすくする

などです。

見た目をきれいに整えることも大切ですが、あとから検索・並べ替え・集計をするなら、データとして扱いやすい形にしておくことが重要です。

ファイル名や保存場所も決めておく

管理表は、表の中身だけでなく、ファイル名や保存場所も大切です。

せっかく管理表を作っても、

・最新版がどれか分からない

・担当者ごとに保存場所が違う

・コピー版が増えていく

・月ごとのファイル名がバラバラ

という状態になると、探すだけで時間がかかります。

たとえば、

・保存場所を決める

・ファイル名の付け方をそろえる

・最新版を分かりやすくする

・古いファイルの扱いを決める

このあたりを決めておくだけでも、管理しやすくなります。

まずは小さく始める

Excel管理表は、最初から完璧に作る必要はありません。

むしろ、最初から項目を増やしすぎたり、複雑な仕組みにしすぎたりすると、使う人が迷いやすくなります。

まずは必要な項目だけで小さく始めて、実際に使いながら、

・足りない項目を追加する

・不要な項目を減らす

・入力ルールをそろえる

・集計しやすい形に整える

という流れでも十分です。

大切なのは、きれいな表を作ることではなく、実際の業務で続けて使えることです。

まとめ

Excelで管理表を作るときは、いきなり表を作り始める前に、まず次のことを考えておくと使いやすくなります。

・何を記録する表なのか

・誰が入力するのか

・あとから何を見たいのか

・入力項目は多すぎないか

・集計しやすい形になっているか

・ファイル名や保存場所は決まっているか

少し地味なポイントですが、ここを決めておくと、あとからの入力・確認・集計がかなり楽になります。

今使っているExcel管理表が使いにくい場合は、まず

「何を記録したいのか」

「あとから何を見たいのか」

を整理してみるのがおすすめです。

必要に応じて、現在のExcel管理表の見直しや、使いやすい形への整理もお手伝いしています。