「ユーザーからのお問い合わせに一番効果的な返信内容を考えます。」
ユーザーからの問い合わせ、メールや電話の向こうにいるユーザーが伝えたいことを本当に把握できてますか？
そもそもユーザーが問い合わせやクレーム等のアクションを起こす理由は、わかってほしいから。
何度も同じような問い合わせがあるのは、実は通り一遍の定型フォーマットで済まそうとしているからかもしれません。
サイトによってサービスは様々、ユーザーの属性も望みも様々なので、100%の回答は難しいかもしれません。
けれども、あなたのサービスのファンを増やすために、一番効果的な返信内容を一緒に考えます。
定型文の返信で寂しく感じるのは誰でも同じ。
その寂しさや諦めを考慮すればちゃんと伝わるし納得してもらえる、と思っています。
あるヘルプデスクでは１日数百件に及ぶ問い合わせメールとその返信に全て目を通し、3カ月で1/2以下、数年後には1/10以下にして収束させたこともあります。
下記の項目について御提供ください。
（１）提供されているサービスの概要か、それがわかるURL等
（２）ユーザーからの問い合わ内容
（３）どのような着地点（結果）を希望するか（例：長引いてもよいので納得してほしい、謝罪はしてもそれ以上の代償は避けたい、何らかの補償はしてもよいので最短で収束させたい、など）
同一ユーザーから既に複数の問い合わせの事実がある場合、経緯をまとめて頂ければさらに的確なアドバイスができると思います。
既にユーザーへ回答された事実がある場合は、その内容もあわせてお知らせください。
なお、問い合わせメールの文面をそのままコピー＆ペーストされたり、お知らせ頂く内容にユーザーの氏名、住所、メールアドレスなどが含まれないよう、個人情報保護には細心のご注意を頂きますようお願いいたします。