会社の資産、本当に会社が管理していますか？ ～クラウド時代に見落としやすい運用リスク～

【連載予告】

クラウドサービスの普及により、以前より少ない手間で業務システムやメール環境を利用できるようになりました。

一方で、実際の現場では「会社の資産なのに会社が管理できていない」というケースを見かけることがあります。

社用スマートフォンなのに個人のiCloudで管理されている。

Google AnalyticsやSearch Consoleが担当者個人のGmailに紐付いている。

サーバやドメインの契約情報が退職者名義のままになっている。

日常業務では問題なく運用できていても、担当者の退職やベンダー変更、障害発生などをきっかけに大きな問題へ発展することがあります。

本連載では、私が実際の業務で見聞きしてきた事例をもとに、

「会社の資産を会社が管理する」

という当たり前のようで意外と難しいテーマについて考えていきます。

セキュリティ製品の紹介や技術解説ではありません。

経営者、総務担当者、兼任情シス担当者、開発会社の責任者など、日々の業務の中でIT管理を担っている方に向けて、実務目線で運用リスクと対策を整理していきます。

■一般企業編

社用携帯なのに個人iCloudを使っている会社

レンタルサーバメールを使い続けるリスク

社長しか管理者権限を持っていない会社

担当者退職時に引継ぎできない問題

クラウド契約が個人名義になっている問題

IT業者任せで実態を把握していない会社

Microsoft365やGoogle Workspace導入後の放置

ファイル保存場所が属人化している会社

クラウド利用料の確認をしていない会社

ログインできなくなった時の備えがない会社

■開発会社編

AnalyticsやSearch Consoleを個人Gmailで管理している会社

・顧客メールまでレンタルサーバで運用しているリスク

・開発責任者しか管理者権限を持っていない会社

・開発担当退職時に引継ぎできない問題

・サーバやドメインが元社員名義になっている問題

・制作会社任せで管理情報を把握していない会社

・顧客向けクラウド環境の管理放置

・ソースコードや設計書が属人化している会社

・顧客環境の利用料を確認していない会社

・サービス障害時の復旧手順がない会社

会社の資産は、担当者やベンダーに依存するのではなく、会社が継続して管理できる状態であることが理想です。

本連載が、自社の運用を見直すきっかけになれば幸いです。