顧客環境の利用料を確認していない会社

■請求しているのに中身を見ていません

開発会社や制作会社では、Microsoft 365やGoogle Workspaceなどのクラウド環境を顧客へ提供していることがあります。毎月の利用料を請求している会社も少なくありません。しかし私が気になるのは請求していることではありません。その利用料の中身を確認しているかです。顧客へ請求している。だから終わり。そうなっている会社を意外と見かけます。

■利用料と利用状況は別の話です

実際によくあるのは、請求金額は把握している。しかし利用状況は確認していない。という状態です。退職者アカウントが残っている。使われていないライセンスが残っている。共有アカウントが増えている。それでも毎月同じ金額を請求している。こうした状況は珍しくありません。私はこれを運用放置の一種だと思っています。

■私自身が見たケース

以前確認した環境では、顧客へMicrosoft 365の利用料を請求していました。しかし実際の利用状況を確認すると、既に退職した利用者のライセンスが残っていました。数年間ログインしていないアカウントもありました。利用していないライセンスにも費用が発生しています。しかし誰も確認していませんでした。請求は続いています。しかし利用状況は見られていなかったのです。

■顧客へ請求する以上は確認する責任があります

顧客は毎月請求書を確認します。しかしライセンスの内訳までは確認していないこともあります。開発会社や制作会社が管理しているなら大丈夫だろう。そう考える顧客も少なくありません。だからこそ私は、請求している側が定期的に確認するべきだと思っています。請求するだけではなく、利用状況を把握し、不要な費用が発生していないか確認することも重要な仕事です。

■年間契約と月額契約を見直していますか

私は利用料を確認する時に、金額だけではなく契約形態も確認します。利用者数が安定しているのであれば年間契約の方が有利な場合があります。逆に人の増減が多い環境では月額契約の方が柔軟です。しかし実際には導入時の契約をそのまま使い続けているケースをよく見かけます。顧客環境を預かるのであれば、利用状況に合わせて見直す提案も必要だと考えています。

■私が確認するポイント

私が確認するのは請求金額だけではありません。利用者数とライセンス数が一致しているか。退職者アカウントが残っていないか。利用していないライセンスがないか。年間契約と月額契約のどちらが適切か。顧客へ利用状況を説明できるか。こうした点を確認します。

また、代理で利用料を支払っている会社であれば、月に1回程度は顧客と一緒にアカウントやライセンスの棚卸しを行うくらいでちょうど良いと私は考えています。ケースとしては多くありませんが、請求する側と利用する側で状況を確認する機会を作ることで、不要なライセンスや管理漏れを早い段階で見つけることができます。

■利用料を確認しない会社に共通すること

こうした会社に共通するのは、請求が問題なく行われていることです。顧客から指摘もない。請求も通っている。だから確認しません。しかしその間にも不要なライセンスは残ります。利用されないアカウントも残ります。契約内容も古くなります。その時になって初めて、顧客環境を管理しているつもりで実際には放置していたことに気付くのです。

■まとめ

顧客へクラウド利用料を請求することは問題ではありません。問題なのは、利用料の中身を確認していないことです。

Microsoft 365やGoogle Workspaceの利用料も顧客の大切なコストです。請求するだけではなく、利用状況や契約内容まで確認できているか。また年間契約と月額契約のどちらが適切か。一度見直してみることをおすすめします。

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