顧客向けクラウド環境の管理放置

■導入しただけで終わっていませんか

開発会社や制作会社では、Microsoft 365やGoogle Workspaceなどのクラウド環境を顧客へ導入することがあります。メール移行を行う。ユーザー作成を行う。初期設定を行う。導入時は皆さん真剣です。しかし私が気になるのは導入後です。導入が終わった瞬間に顧客環境への関心が薄れ、その後の運用状況を誰も確認していないケースを見かけます。

■導入時の情報は放置するとすぐ古くなります

導入直後は問題ありません。利用者一覧も正しい。管理者権限も整理されている。運用ルールも決まっている。しかし数年経つと状況は変わります。利用者は増える。退職者も出る。管理者も変わる。共有アカウントも増える。ところが導入時の資料は更新されません。その結果、顧客環境の実態と資料が一致しなくなります。

■私自身が見たケース

以前確認した環境では、導入時の設計資料は非常によくできていました。しかし実際の環境を確認すると、退職者アカウントが残っている。利用していないライセンスが残っている。管理者権限が増えている。共有アカウントも増えている。資料と実環境が全く一致していませんでした。導入は成功していました。しかし運用が放置されていたのです。

■導入支援と運用支援は別です

開発会社や制作会社は導入支援が得意です。しかし運用管理は別の話です。顧客へ環境を納品した。だから終わり。そう考えてしまう会社もあります。しかし顧客から見れば利用はそこから始まります。導入時だけ整備されていても、その後の運用が崩れていけば意味がありません。

■顧客へ確認する機会を作っていますか

私は顧客環境を導入した会社ほど定期的な確認が必要だと思っています。利用者数は変わっていないか。ライセンス数は適正か。管理者権限は増えていないか。退職者アカウントは残っていないか。こうした確認を行わなければ、環境は少しずつ崩れていきます。導入したから安心ではなく、導入後に確認する仕組みを作ることが重要です。

■私が確認するポイント

私が確認するのは導入時の資料ではありません。現在の状態です。利用者一覧は最新か。管理者権限は適切か。ライセンスは適正か。退職者アカウントは削除されているか。顧客へ管理情報を共有できているか。こうした点を確認します。また月に1回程度は顧客環境の棚卸しを行うこともおすすめしています。利用者、ライセンス、管理者権限を定期的に確認するだけでも放置を防ぐことができます。

■管理放置の会社に共通すること

こうした会社に共通するのは、環境が動いていることです。メールも使える。ファイル共有もできる。会議もできる。だから誰も確認しません。しかしその間にも利用者情報は古くなり、管理者権限は増え、ライセンスは最適化されないまま残ります。そして気付いた時には誰も全体像を把握できなくなっているのです。

■まとめ

顧客へクラウド環境を導入することは問題ではありません。問題なのは導入後の運用を放置してしまうことです。

Microsoft 365やGoogle Workspaceの環境も顧客の重要な資産です。導入して終わりではなく、今も適切に管理できているかという視点で定期的に確認することをおすすめします。

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「うちの運用は大丈夫だろうか」と気になった方は、お気軽にご相談ください。