制作会社任せで管理情報を把握していない会社

■顧客へ渡すべき情報を渡していますか

開発会社や制作会社では、サーバ、ドメイン、メール、Analytics、Search Consoleなどを管理することがあります。管理を代行すること自体は問題ありません。しかし私が気になるのは、顧客へ共有すべき情報まで制作会社の中だけで管理しているケースです。顧客のホームページです。顧客のドメインです。顧客のアクセス解析です。本来であれば顧客自身も把握しているべき情報があります。

■管理していることと抱え込むことは違います

開発会社の中には「うちで管理しているから大丈夫」と考える会社があります。しかし本当にそうでしょうか。サーバ情報を持っている。ドメイン情報を持っている。Analyticsの権限を持っている。Search Consoleの権限を持っている。それだけでは十分ではありません。顧客へ共有すべき情報を共有して初めて管理です。制作会社しか知らない状態は、管理ではなく情報を抱え込んでいる状態だと私は考えています。

■私自身が見たケース

以前確認した環境では、制作会社側は全ての管理情報を把握していました。しかし顧客へ何を共有しているか確認すると状況が変わりました。サーバ契約先を共有していない。ドメイン管理会社を共有していない。Analyticsのオーナー権限を付与していない。Search Consoleの所有権も共有していない。制作会社としては管理できています。しかし顧客へ渡すべき情報が渡されていませんでした。

■顧客資産は顧客が把握できるべきです

私は開発会社の仕事はホームページやシステムを作ることだけではないと思っています。顧客が自分の資産を把握できる状態を作ることです。契約先を伝える。管理者情報を共有する。オーナー権限を付与する。管理台帳を渡す。こうした情報も納品物の一部です。制作会社しか分からない状態は、顧客にとって健全な状態とは言えません。

■制作会社変更で慌てるのは制作会社です

普段は問題ありません。サイトも動いている。メールも届いている。顧客対応もできている。だから共有されていない情報の存在に気付きません。しかし制作会社変更や引継ぎの話が出ると状況は変わります。本来であれば契約時から共有しておくべき情報を、後から慌てて整理することになります。サーバ情報を確認する。ドメイン情報を確認する。Analyticsの権限を確認する。Search Consoleの所有権を確認する。契約終了が決まっているにもかかわらず、「どうせ契約も終わるから」と後ろ向きに考え、引継ぎをのんびり進めるのは開発会社として愚行です。そうした姿勢は顧客にも伝わりますし、業界内の評判にも影響します。私はこうした状況を何度も見てきました。

■私が確認するポイント

私が確認するのはサイトが動いているかではありません。顧客へ共有すべき情報が共有されているかです。具体的には、契約先を説明できるか。管理者情報を共有しているか。AnalyticsやSearch Consoleの権限を顧客へ付与しているか。管理台帳を渡しているか。制作会社変更時に引継ぎできる状態になっているか。こうした点を確認します。また月に1回程度は顧客向け管理台帳を見直し、共有情報が最新か確認することもおすすめしています。

■共有されない会社に共通すること

こうした会社に共通するのは、今まで問題が起きていないことです。運用できている。顧客も困っていない。だから共有されません。しかし担当者退職、制作会社変更、顧客からの管理情報確認などのタイミングで問題が表面化します。その時になって初めて、共有すべき情報を共有していなかったことに気付くのです。

■まとめ

制作会社が顧客環境を管理することは問題ではありません。問題なのは、顧客へ渡すべき管理情報を渡していないことです。

昔は顧客を囲い込むために、あえて管理情報を渡さない会社もありました。しかしそうした評判は業界内ですぐに広がります。私は長く仕事を続けるのであれば、情報を抱え込むのではなく共有するべきだと考えています。

サーバ、ドメイン、メール、Analytics、Search Consoleなどの情報は顧客の重要な資産です。管理することと共有しないことは別です。顧客が自分の資産を把握できる状態になっているか、一度確認してみることをおすすめします。

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