Microsoft365やGoogle Workspace導入後の放置

■導入しただけで安心していませんか

Microsoft 365やGoogle Workspaceを導入する会社は年々増えています。メールが使える。ファイル共有ができる。オンライン会議ができる。クラウドで管理できる。非常に便利なサービスです。しかし私が気になるのは導入そのものではありません。導入後です。

実際の現場では、導入プロジェクトが終わった時点で満足してしまう会社をよく見かけます。導入時は皆さん真剣です。ベンダーと打ち合わせをする。移行計画を作る。利用者説明会を開く。マニュアルも準備する。しかし導入後しばらくすると誰も管理しなくなります。そして数年後に環境を確認すると様々な問題が見つかります。

■私自身がよく見る状態

実際に確認すると、退職者アカウントが残っている。利用していないライセンスが残っている。共有アカウントが増えている。管理者権限が整理されていない。誰が管理しているのか分からない。こうした状態になっていることがあります。

サービスそのものは動いています。利用者も困っていません。だから見直されないのです。むしろ問題なく動いているからこそ放置されます。そして数年後になると、誰も全体像を把握していない環境が出来上がります。

■クラウドは管理不要ではありません

クラウドサービスを導入すると、「ベンダーが管理してくれる」「クラウドだから安心」と思われることがあります。しかし実際に管理すべきなのは利用者情報です。

誰が利用しているのか。誰が管理者なのか。退職者は削除されているのか。権限は適切なのか。共有アカウントは必要なのか。こうしたことは会社自身が管理しなければなりません。

クラウドはサーバ管理の手間を減らしてくれます。しかし運用管理まで代わりにやってくれるわけではありません。そこを勘違いすると放置が始まります。

■放置すると何が起きるのか

最初は小さな問題です。使っていないライセンスが残る。退職者アカウントが残る。共有アカウントが増える。しかし放置期間が長くなると誰も全体像を把握できなくなります。

そして環境変更や監査、担当者変更のタイミングで問題が表面化します。管理者が分からない。ライセンスの利用状況が分からない。不要アカウントが分からない。そうなって初めて慌てて調査が始まります。

私はこの状態を何度も見てきました。そして大抵の場合、問題は導入時ではなく放置によって発生しています。

■私が確認するポイント

私が確認するのは導入時の資料ではありません。今の状態です。

具体的には、利用者一覧は整理されているか。退職者アカウントは削除されているか。ライセンスは適正か。管理者は把握できているか。運用ルールは残っているか。こうした点を確認します。

さらに私は、月に1回は棚卸しするルールがあるかも確認します。利用者一覧、ライセンス、管理者権限、共有アカウントなどは定期的に見直さなければ必ずズレが発生します。だからこそ「誰が」「いつ」「何を確認するのか」を決めておくことが重要です。

導入時に成功したかではなく、今も管理できているかの方が重要です。

■導入後に放置される会社に共通すること

こうした会社に共通するのは、サービスが問題なく動いていることです。メールも使える。ファイル共有もできる。会議もできる。だから誰も確認しません。

しかしその間にも管理情報は古くなり、ライセンスは増え、権限は複雑になります。退職者アカウントも残ります。共有アカウントも増えます。管理者権限も増えます。

そして気付いた時には誰も全体を把握できなくなっているのです。

■まとめ

Microsoft 365やGoogle Workspaceを導入すること自体は問題ではありません。問題なのは導入後に放置してしまうことです。

クラウドサービスも会社の資産です。導入して終わりではなく、今も管理できているかという視点で定期的に見直すことをおすすめします。特に月1回の棚卸しルールを決めて継続するだけでも、多くの問題を未然に防ぐことができます。

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「うちの運用は大丈夫だろうか」と気になった方は、お気軽にご相談ください。