クラウド契約が個人名義になっている問題

■契約しているのに管理できない会社があります

クラウドサービスを利用することは珍しくなくなりました。Microsoft 365、Google Workspace、Dropbox、ChatGPT、会計サービスなど、多くの会社が何らかのクラウドサービスを利用しています。

しかし実際に確認すると、契約しているのは会社なのに、契約者は個人名義になっているケースがあります。

最初は問題ありません。担当者が契約した。担当者が管理した。担当者が支払った。それで運用できていたからです。しかし私はこの状態を見ると少し気になります。

■個人名義は意外と多い

実際によくあるのは、担当者の個人メールアドレスで契約しているケースです。社長個人のGmailで契約している。担当者個人のメールアドレスで契約している。クレジットカードも個人名義。請求書も個人宛て。

こうした状態でもサービスは利用できます。そのため問題として認識されないことが少なくありません。

■担当者が退職したらどうなるのか

問題になるのは担当者が退職した時です。

契約更新のメールはどこへ届くのか。請求書は誰が確認するのか。パスワードリセットは誰が受け取るのか。契約内容を確認できる人はいるのか。

こうしたことが分からなくなるケースがあります。

クラウドサービス自体は動いています。しかし会社として管理できなくなっているのです。

■私自身が見たケース

私が実際に見た環境でも、契約者情報が退職者のままになっているケースがありました。サービス自体は問題なく利用できていました。しかし契約更新やライセンス変更をしようとした時に問題が発覚しました。

契約者へ確認メールが送られる。しかしその契約者は既に退職している。誰も確認できない。そんな状態になっていたのです。

利用できることと管理できることは別だと改めて感じた事例でした。

■なぜ見落とされるのか

理由は単純です。

サービスが利用できているからです。

ログインできる。利用できる。請求も支払われている。だから誰も疑問を持ちません。しかし契約者情報は普段確認しません。そのため何年も放置されることがあります。

■私が確認するポイント

私が確認するのは利用者ではありません。

契約者です。

具体的には、契約者は誰か。契約者メールアドレスは会社管理か。請求先は会社になっているか。契約更新時に会社が対応できるか。担当者変更時に引継ぎできるか。こうした点を確認します。

サービスの利用状況よりも、会社として管理できる状態になっているかの方が重要です。

■個人名義契約に共通すること

こうした会社に共通するのは、今まで問題が起きていないことです。だから契約者情報を確認する機会もありません。

しかし問題が発生した時は深刻です。契約更新できない。ライセンス変更できない。契約内容を確認できない。パスワードリセットできない。その時になって初めて「会社ではなく個人が契約していた」ことに気付くのです。

■まとめ

クラウドサービスを利用すること自体は問題ではありません。

問題なのは会社のサービスなのに個人名義で契約されていることです。

クラウドサービスの契約情報も会社の資産です。担当者が変わっても管理できる状態になっているか、一度確認してみることをおすすめします。

初回30分のオンライン相談は無料です。

「うちの運用は大丈夫だろうか」と気になった方は、お気軽にご相談ください。