AnalyticsやSearch Consoleを個人Gmailで管理している会社

■会社のデータなのに個人アカウントで管理していませんか

開発会社や制作会社では、Google AnalyticsやGoogle Search Consoleを利用していることが珍しくありません。アクセス解析、検索順位の確認、サイト改善のために欠かせないサービスです。しかし実際に確認すると、会社の資産であるはずのAnalyticsやSearch Consoleが、担当者個人のGmailで管理されているケースをよく見かけます。利用中は問題ありません。担当者本人は毎日利用していますし、ログインもできます。だから誰も疑問を持ちません。

■個人Gmailで始まる理由

この問題は悪意ではなく、手軽さから始まることがほとんどです。サイト制作時に担当者のGmailで設定した。検証用に作った環境をそのまま使い続けた。とりあえず動けば良かった。こうして個人アカウントで運用が始まります。しかし数年後になると、そのアカウントが会社の重要資産を管理している状態になっていることがあります。

■私自身が見たケース

実際に確認した環境では、AnalyticsもSearch Consoleも個人Gmailで管理されていました。担当者は在籍しています。問題なく利用できています。しかし管理者追加の話になった時に問題が見つかりました。誰がオーナーなのか分からない。登録メールアドレスが個人Gmailだった。引継ぎ方法も決まっていない。本人がいる間は問題ありません。しかし退職したらどうなるのかという話になると、誰も答えられませんでした。

■退職時に初めて問題になります

担当者が退職した。個人Gmailへログインできない。パスワードも分からない。するとAnalyticsもSearch Consoleも管理できなくなります。データは存在しています。しかし会社が管理できません。私はこれを何度も見てきました。会社のホームページなのに、会社が管理できない。会社のアクセスデータなのに、会社が管理できない。本質的な問題はここです。

■制作会社も同じ問題を抱えています

特に開発会社や制作会社では、この問題が顧客環境にも発生します。担当者個人のGmailでAnalyticsを設定する。そのまま顧客へ納品する。数年後に担当者が退職する。すると顧客サイトの管理情報まで不明になります。私はこれを非常に危険だと思っています。なぜなら、自社だけではなく顧客資産まで巻き込む可能性があるからです。

■私が確認するポイント

私が確認するのはAnalyticsが設定されているかではありません。会社として管理できる状態になっているかです。具体的には、オーナーは誰か。管理者一覧を把握しているか。会社管理のアカウントになっているか。担当者変更時に引継ぎできるか。退職者アカウントが残っていないか。こうした点を確認します。重要なのはデータを見ることではなく、会社が継続して管理できることです。

■個人Gmail管理の会社に共通すること

こうした会社に共通するのは、今まで問題が起きていないことです。担当者が在籍している。本人に聞けば分かる。だから見直されません。しかし担当者の異動、退職、顧客引継ぎのタイミングで問題が表面化します。その時になって初めて、会社の資産を個人アカウントで管理していたことに気付くのです。

■まとめ

AnalyticsやSearch Consoleを利用することは問題ではありません。問題なのは、会社のデータを個人Gmailで管理していることです。

アクセス解析データや検索データも会社の資産です。担当者が変わっても管理できる状態になっているか、一度確認してみることをおすすめします。

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「うちの運用は大丈夫だろうか」と気になった方は、お気軽にご相談ください。