顧客メールまでレンタルサーバで運用しているリスク

■自社だけの問題ではありません

開発会社や制作会社では、顧客のホームページ制作と一緒にメール環境も管理していることがあります。その際、レンタルサーバに付属しているメール機能をそのまま利用しているケースをよく見かけます。自社で利用するだけであればまだ話は単純です。しかし顧客のメール環境まで預かっている場合は話が変わります。メールは顧客の業務そのものだからです。

■昔は当たり前でした

昔はホームページとメールを同じレンタルサーバで運用することが一般的でした。実際、それで大きな問題が発生しなかった時代もあります。しかし現在は状況が変わっています。メールの重要性は高くなっています。迷惑メール対策。多要素認証。監査対応。可用性。こうした要件を考えると、単純に送受信できれば良いという時代ではなくなりました。

■私自身が見たケース

実際に確認すると、顧客メールがレンタルサーバだけで運用されているケースがあります。しかも顧客は詳しい構成を知りません。制作会社へ依頼した。そのまま利用している。それだけです。しかし確認すると、バックアップ方法が分からない。管理者が分からない。障害時の対応方法が分からない。そんなケースもあります。利用できている間は問題ありません。しかし問題が発生した時に顧客自身が何も把握していない状態になります。

■障害が発生した時に困ります

ホームページであれば一時的に見られなくなっても業務継続できる場合があります。しかしメールは違います。見積依頼。問い合わせ。発注連絡。顧客対応。こうしたやり取りが止まります。私は顧客メールを単なるオプション機能として考えるべきではないと思っています。業務基盤そのものです。

■制作会社の都合で選ばれていませんか

レンタルサーバメールが選ばれる理由の一つは管理が楽だからです。ホームページもある。メールもある。請求も一つ。確かに管理はしやすくなります。しかし本当にそれが顧客にとって最適でしょうか。私はここを考えるべきだと思っています。制作会社にとって管理しやすいことと、顧客にとって最適なことは必ずしも同じではありません。

■私が確認するポイント

私が確認するのはメールが送受信できるかではありません。顧客自身が管理できる状態になっているかです。具体的には、管理者情報が分かるか。契約情報が分かるか。障害時の対応方法が決まっているか。制作会社が変わっても継続利用できるか。バックアップや移行方法を把握しているか。こうした点を確認します。重要なのはレンタルサーバを使うことではなく、顧客が継続して管理できる状態を作ることです。

■レンタルサーバメールの会社に共通すること

こうした環境に共通するのは、普段は問題が見えないことです。メールは送れる。メールは受け取れる。だから誰も見直しません。しかし障害発生。制作会社変更。担当者退職。こうしたタイミングで問題が表面化します。その時になって初めて、顧客自身がメール環境を把握していなかったことに気付くのです。

■まとめ

レンタルサーバメールを利用すること自体は問題ではありません。問題なのは、顧客メールという重要な業務基盤を十分に把握しないまま運用していることです。

顧客メールも顧客の重要な資産です。制作会社が変わっても継続して管理できる状態になっているか、一度確認してみることをおすすめします。

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