クラウド利用料の確認をしていない会社

■毎月払っているのに中身を見ていません

クラウドサービスの利用料は毎月自動で引き落とされることがほとんどです。Microsoft 365、Google Workspace、Dropbox、Adobe、会計サービスなど、気付けば複数のサービスを契約している会社も少なくありません。しかし実際に確認すると、「毎月支払っているけど詳しくは見ていない」という会社をよく見かけます。経理は支払っている。利用者は使っている。しかし誰も中身を確認していません。私はこの状態を少し危険だと思っています。

■利用料は見ているが利用状況は見ていません

請求金額は見ています。しかし利用状況は確認していません。これがよくあるパターンです。利用していないライセンスが残っている。退職者アカウントに費用を払い続けている。契約したまま使われていないサービスがある。こうした状態は珍しくありません。毎月数百円、数千円の話かもしれません。しかし数年単位で考えると無視できない金額になります。

■私自身が見たケース

以前確認した環境では、退職者のMicrosoft 365ライセンスがそのまま残っていました。利用者はいません。ログインもされていません。しかし毎月料金は発生しています。さらに確認すると、管理者も存在を把握していませんでした。請求書には載っています。しかし誰も見ていないのです。その結果、何年も支払いが続いていました。

また別のケースでは、無料トライアルから有料契約へ移行したサービスがそのまま放置されていました。利用者は既に退職しています。しかし契約だけが残り、毎月課金され続けていました。金額は大きくありません。しかし会社として把握していないことの方が問題でした。

■クラウドは増える一方です

クラウドサービスは導入する時は慎重です。しかし解約する時は意外と確認されません。業務で必要だから契約する。担当者が変わる。使わなくなる。それでも契約だけ残る。こうしたことが繰り返されると、会社の中に誰も把握していない契約が増えていきます。

特に最近は部門単位で契約できるサービスも増えています。情報システム部門が把握していない契約。経理が把握していない契約。担当者しか知らない契約。こうしたものが積み重なり、気付いた時には全体像が見えなくなっていることがあります。

■利用料の問題は金額だけではありません

問題はお金だけではありません。会社が何を契約しているのか分からない。誰が管理しているのか分からない。利用者がいるのか分からない。こうした状態そのものが問題です。

費用の話に見えますが、本質は管理の話です。会社の資産を会社が把握できていない状態とも言えます。私は利用料の確認というより、契約資産の棚卸しだと考えています。

■私が確認するポイント

私が確認するのは請求金額だけではありません。契約サービス一覧があるか。利用者とライセンス数が一致しているか。退職者アカウントが残っていないか。管理者が把握できているか。使われていないサービスがないか。こうした点を確認します。

また、月に1回は契約サービスと利用状況を確認するルールを作ることもおすすめしています。利用者数やライセンス数は毎月変化します。だからこそ定期的な棚卸しが必要です。確認する担当者を決める。確認日を決める。それだけでも放置を防ぐことができます。

さらに、年間契約にするべきか月額契約にするべきかも定期的に見直すべきです。利用者数が安定しているのであれば年間契約の方が安くなることがあります。逆に人の入れ替わりが多い環境では月額契約の方が柔軟に対応できます。契約した時のまま放置するのではなく、実際の利用状況に合わせて見直すことが重要です。

■利用料を確認しない会社に共通すること

こうした会社に共通するのは、大きな金額ではないことです。月額数百円。月額数千円。だから見逃されます。しかし契約が10個、20個と増えていくと話は変わります。

そして気付いた時には、誰も契約の全体像を把握していない状態になっていることがあります。請求は続いている。利用者はいない。管理者も分からない。そのような契約が残っている会社を私は何度も見てきました。

■まとめ

クラウドサービスを利用することは問題ではありません。問題なのは、何にいくら支払っているのか把握していないことです。

クラウドサービスの契約情報も会社の資産です。月に1回でも構いません。利用者、ライセンス、契約サービスを棚卸しするルールを作り、一度確認してみることをおすすめします。また、年間契約と月額契約のどちらが自社に合っているのかも定期的に見直すべきです。契約したまま放置するのではなく、利用状況に合わせて最適化することが重要です。

初回30分のオンライン相談は無料です。

「うちの運用は大丈夫だろうか」と気になった方は、お気軽にご相談ください。