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Excelはとても便利です。小さな会社ほど、見積管理、在庫管理、売上集計、勤怠集計など、いろいろな業務でExcelが活躍していると思います。ただ、そのExcelがいつの間にか、作った人しか分からない表になっていることがあります。最初は便利だった。でも、あとから列を足す。シートを増やす。関数を追加する。別ファイルを参照する。そうやって使い続けているうちに、だんだん中身が複雑になっていく。気づけば、「ここは入力していいのか」「この数字はどこから来ているのか」「このシートは今も使っているのか」「この関数、消したらまずいのか」が、作った人以外には分からなくなる。Excel自体が悪いわけではありません。問題は、会社の仕事が、その人の頭の中に入ってしまっていることです。作った人がいるうちは、問題に見えにくい作った本人がいるうちは、意外と何とかなります。分からなければ聞ける。エラーが出ても直してもらえる。毎月の更新手順も本人は分かっている。だから、周りから見ると、「まあ回っているから大丈夫」に見えます。でも実際には、かなり危ない状態になっていることがあります。たとえば、担当者が1日休んだだけで集計が止まる。過去データの直し方が分からない。月末処理の手順を誰も説明できない。数字が合わない理由を、作った人しか追えない。こうなると、Excelの問題ではなく、業務の属人化です。触れないExcelは、改善できない作った人しか分からないExcelで困るのは、誰も触れなくなることです。「壊したら困る」「関数を消したらまずい」「どこに影響するか分からない」こうなると、少し直したいだけでも、毎回その人に確認す

こんにちは。食品メーカーでSCMを5年経験してきたHです。私は子どもが生まれたタイミングで、1年間の育児休業を取得しました。育休中に強く実感したことがあります。それは「自分がいなくても回る業務」と「自分がいないと止まる業務」が、はっきり分かれていたということです。今回は、この経験から見えた「業務の仕組み化」の重要性と、SCMの現場でどう活かせるかをお伝えします。■1年不在にして見えた、属人化の現実育休に入る前、引き継ぎは一通りやりました。業務の流れを説明し、Excelファイルの場所を共有し、関係者を紹介した。それでも、復帰後に聞こえてきたのはこんな声でした。「予測のExcel、どこにどの項目があるのか分かりにくかった」「安全在庫の数字、なんでこの値なのか根拠がわからなかった」「結局、前のやり方がわからないから自己流でやっていた」引き継ぎ資料はあった。でも「なぜそうするのか」「どう判断するのか」が仕組みとして残っていなかったのです。これは私の引き継ぎの問題でもありますが、それ以上に「業務が属人化していた」ことの問題だと感じました。■属人化している業務の3つのサイン振り返ってみると、属人化していた業務には共通点がありました。①手順を書き出すことが面倒で言語化されていない「このExcelは、まずこのシートを開いて、ここの数字を手で入れて、次にこっちに貼り付けて……」という手順が、どこにも書かれていない。今まで口頭で引き継ぐほうが楽で言語化されなかった。②判断基準が「感覚」になっている。 「在庫がこれくらいなら大丈夫」「この商品は多めに持っておいたほうがいい」——経験に基づいた判断は正

セラー業務支援室です。 前回は、企業の属人化がなぜ解消しにくいのか、その“心理的な背景”について書きました。 https://coconala.com/blogs/5772362今回はその続編として、「属人化をどう解消するか」 のヒントを、少し別の角度から考えてみます。 ヒントを見つけたきっかけは、あるテレビ番組でした。■ 日本の伝統産業に見る“究極の属人化”先日、テレビで「播州そろばん」の特集を見ました。 播州そろばんは、部品ごとに職人が担当する完全分業制で、ほとんどが高度な手作業。 しかし紹介されていた職人さんたちはみなさんご高齢で、跡継ぎがいないという現実を抱えています。 番組内でタレントが継承することについて質問する場面で、職人ははじめこそ言葉を濁していたものの、 しびれをきらしたタレントが率直に「継承するつもりはないのですね？」と問うと、 最終的に「そうだ」と認めていました。 その時私は、「自分と家族の生活ができればそれでいいのか？」 「自分の技を後世へ残す意識はないのか？」 と感じ、これこそ究極の属人化ではないかと思ったのです。 しかし、少し時間が経つと私は別の可能性に気づきました。 そもそも職人さんは、“そろばんに未来がない”と思っているのではないか。 ■ 30年で大きく変わった“計算器具”私が会社員になった30年前、当時の経理部長は 「電卓には桁がないから」とそろばんを使っていました。 しかし今は、 • 計算は表計算ソフト（Excel）が中心 • 電卓を使う頻度も激減（私は数字の一時メモとして電卓を使用することも） • プライベートではスマホの計算機 こうした現

「ここに入力して、こっちは触らないでください」 そう説明したつもりなのに、数日後にファイルを開くと、関数が消えている。 ・参照先がずれている。 ・なぜか古いファイルに入力されている。  作った本人からすると、難しくしたつもりはないかもしれません。 むしろ、できるだけ簡単にしたつもりだった。 それでも、他の人が使うとうまくいかない場合があります。 毎回同じところでつまずく。 そのたびに説明が必要になる。 こうしたExcelは、現場で生まれやすいです。 理由のひとつは、作った人の頭の中にだけある前提が、ファイルの中に残っていないことが多いからです。・どこに入力するのか。・どこは触ってはいけないのか。・どの順番で作業するのか。・間違えたときに、どこを見ればよいのか。  作った本人には自然に見えていても、初めて使う人には見えにくい場合があります。   その結果、担当者が変わるたびに同じ説明を繰り返すことになりやすいです。 異動や退職のたびに、前任者のExcelを読み解くところから始まる場合があります。 引き継ぎもせず異動していく側は、「また自分が戻る」前提では考えていないことが多いです。 さらに困りやすいのが、「最新版どれ？」問題です。 デスクトップに保存したファイル。 共有フォルダにあるファイル。 メールで送られてきたファイル。 名前だけ少し違うファイル。 どれが正しいのか分からなくなりやすいです。 気づかないうちに、古いデータで作業してしまう場合もあります。 関数を壊される経験が増えると、作った人は警戒しやすくなります。   「ここはロックしたい」   「できれば触らせたくない」

仕事ができる人がいる。判断も早い。顧客対応もうまい。社内からの信頼も厚い。一見すると、とても良いことです。しかし実務では、仕事ができる人に頼りすぎることで、かえって会社全体が回らなくなるということがあります。これは、その人が悪いわけではありません。むしろ優秀だからこそ、仕事が集中してしまうのです。今回は、なぜ仕事ができる人に頼りすぎる会社が回らなくなるのかを整理します。1．最初は「できる人に任せる」のが合理的忙しい現場では、仕事ができる人に任せるのは自然なことです。　・早く処理できる　・判断が的確　・トラブル対応がうまい　・顧客からの信頼もあるこのような人に仕事を任せると、短期的にはうまく回ります。特に中小企業では、人員も時間も限られています。そのため、経験のある人や能力の高い人に頼ること自体は、決して間違いではありません。問題は、その状態が長く続きすぎることです。2．頼りすぎると、仕事が人についてしまう仕事ができる人に頼り続けると、次第に業務が属人化します。例えば、　・この顧客はAさんしか分からない　・この業務はBさんしか対応できない　・判断基準が担当者の頭の中にしかない　・引き継ぎ資料がない　・トラブルが起きると結局いつも同じ人に戻るこの状態になると、仕事は「会社の仕組み」ではなく、個人の経験や記憶に依存して回るようになります。短期的には問題が見えにくいです。なぜなら、優秀な人が頑張ることで、何とか処理できてしまうからです。しかし、これが続くと会社全体の力は伸びにくくなります。3．会社全体の処理能力が上がらない属人化が進むと、仕事ができる人だけが忙しくなります。一方で、周囲

最初は、簡単なExcelだったはずです。毎月の数字を入れるだけ。必要な合計を見るだけ。 少し便利にするために、関数を足すだけ。 ところが、現場で使い続けているうちに少しずつ変わっていきます。 この列も必要になった。 この条件も見たい。 別の部署向けに、もう1枚シートを増やしたい。 前月比較も出したい。 そうやって手を加えていくうちに、関数が複雑になり、シートが増え、作った本人しか全体の流れが分からなくなります。 これは、手を抜いた結果ではありません。 現場で使いながら、必要に合わせて育ててきた結果です。 ただ、そのままにしておくと困る場面があります。 担当者が休んだとき、誰も同じように作業できない。 引き継ぎのとき、説明だけで1時間かかる。 自分が数週間触らなかっただけで、自分でも分からなくなる。 前任者が作ったExcelを直そうとしても、どこを触ればいいか分からない。 こうなると、Excelそのものが悪いというより、使い方が人に寄りすぎている状態です。 「このセルは触っていいのか」 「どのシートから作業するのか」 「エラーが出ているけど、何が原因なのか」 「この数字はどこから来ているのか」 分かる人には当たり前でも、初めて触る人には分かりません。 そして、その分かる人がいないと、作業が止まります。 属人化したExcelは、必ずしも全部作り直す必要はありません。 まずは、今ある形を整理するだけでも使いやすくなります。 入力する場所と、見る場所を分ける。 触っていい部分と、触らない部分を明示する。 作業の流れが、シートの順番で分かるようにする。 エラーが出たときに、何が起きている

「あの人が辞めたら業務が止まる」。中小企業の経営者・管理職と話していると、ほぼ必ず出てくる悩みです。中小企業の4社に1社が業務知識の属人化を課題と認識しているという調査もあります（インソース2021）。 ただ、現場の本音は「作る重要性は分かっているが、ベテランが現役で回している間は作る時間がない」。これは怠慢ではなく構造の問題です。本記事では、AIエージェント（指示を受けて自律的に複数ステップの業務を進めるAI）を使ってこの構造を壊す3つの打ち手と、失敗しない始め方の順番を解説します。 なぜ中小企業のマニュアルは作られないのかマニュアル整備が進まない理由は、突き詰めると3つに集約されます。 第一に、作る時間がない。ベテランが現役で業務を回している間は、目の前の処理が優先され、文書化が後回しになります。第二に、作っても更新されず形骸化する。業務手順は日々変わるのに、マニュアルだけが古いまま放置され「読んでも実務と違う」状態に陥ります。第三に、検索できない。せっかく作っても、必要な人が必要な時に該当箇所を引けないと使われません。 実際、建設業の管理職を対象とした2025年の調査（株式会社SMB）では、74.1%が「業務の属人化」を実感しており、解消に必要な取り組みのトップは「業務フローの見直しと簡素化」（45.3%）「マニュアル整備」（41.0%）と続いています。つまり経営者・管理職は問題を認識している。手が回らないだけなのです。 私が以前関わった案件でも、退職予定のベテランが1人いるだけで、後任の教育に半年かかる前提で人員計画が組まれていました。「ノウハウが頭の中にしかない」こと

「この人しか分からない」その状態、危険です。一見うまく回っているように見えても、属人化は必ず限界を迎えます。【① 判断基準が言語化されていない】・なんとなく売れそう・感覚でOK出している・経験で判断しているこれでは再現できません。自動化とは“感覚をロジックに変えること”です。【② 手順が整理されていない】・人によってやり方が違う・毎回微妙に工程が変わる・チェックポイントが曖昧フローが分解できない業務は自動化もできません。【③ 仕組みより人に依存している】・その人が休むと止まる・引き継ぎができない・拡張できない事業としてスケールしません。属人化をなくすことは効率化のためではなく、“事業を拡張するため”です。自動化の前にやるべきことは、業務の可視化と基準の明確化。仕組みで回る状態を作れれば、人が変わっても事業は止まりません。今後も業務自動化・Linux・Docker関連の実践的な内容を発信していきます。

倉庫管理でよくある5つの悩みと、現場20年が行き着いた解決策はじめに「数が合わない」「誰がどこに何を置いたか分からない」「棚卸しのたびに残業が増える」——倉庫管理の現場では、こういった悩みが毎月のように繰り返されます。私は倉庫・物流センターの管理職として20年以上、冷凍・冷蔵・常温の多温度帯物流に携わってきました。その経験の中で見えてきたのは、多くの現場が同じ悩みで同じ損失を繰り返しているという事実です。この記事では、現場でよく聞く5つの典型的な悩みと、そこに対して私が実践・整備してきた解決の考え方をお伝えします。悩み① 在庫数が「なんとなく」しか分からない現場によくある状態です。「だいたいこのくらいある」「○○さんに聞けば分かる」という属人的な在庫把握は、欠品・過剰在庫・廃棄ロスを生む温床です。原因の本質： 記録のタイミングと担当者がバラバラ。入荷・出荷・返品のたびに誰かが手書きメモし、それがExcelに転記されるか、されないかの綱渡り状態。解決の方向性： 「リアルタイムではなくて良い。でも、1日1回は数字が更新される仕組み」を作ること。高価なシステムは不要で、誰でも入力できるシンプルな管理フォーマットがあるだけで劇的に改善します。悩み② ベテランが休むと業務が止まる「○○さんがいないと場所が分からない」「あの人しかあのフォークは乗れない」——これは人材育成の問題ではなく、業務設計の問題です。属人化が進む現場ほど、特定のスタッフへの依存度が高まり、その人が休む・退職するたびに混乱が起きます。2026年の人手不足環境では、これは致命的なリスクです。解決の方向性： ロケーション管

「このExcel、誰が作ったんだっけ」   毎月の集計や請求、在庫管理、CSVの加工などで、前任者が作ったExcelをそのまま使い続けている会社は少なく   ありません。   ボタンを押すと集計される。   別のシートに数字が転記される。   決まった場所にCSVを貼り付けると、表ができあがる。   便利ではあるものの、仕組みが分からない。   どこを触っていいのか分からない。   少し直したいだけなのに、壊れそうで怖い。   その結果、「分からないけど毎月同じ手順で使う」という状態になっていないでしょうか。   なぜ、誰も触れなくなるのか   原因の多くは、誰かが悪いという話ではありません。   前任者も、その時の業務を楽にするためにExcelを作ったはずです。   ただ、日々の仕事の中で作られたものなので、説明資料まで残っていないことがあります。   引き継ぎの時も、細かい仕組みまでは伝えきれない場合があります。   「このボタンを押してください」   「この列には触らないでください」   という使い方だけが残ることもあります。   また、長く使っているExcelほど、いろいろな修正が重なっています。   どのシートが必要なのか。   どの数式がどこにつながっているのか。   分からない部分が増えるほど、「触らない方が安全」と感じやすくなります。   そのまま使い続けるリスク   今動いているなら、急いで直す必要はないように見えるかもしれません。   ただ、仕組みが分からないExcelを使い続けると、いくつかのリスクがあります。   まず、特定の人しか扱えない状態になりやす

「あのベテランが辞めたら、この業務は誰が回すのか」――中小企業の経営者・管理職から、近年もっとも多くいただく相談のひとつで属人化は単なる現場の困りごとではありません。帝国データバンクが2026年に発表した経営課題アンケート（5,241名回答）では、業務改革・DX領域の最重要課題として「業務の標準化」が58.3%でトップに挙がりました。属人化解消は、いまや白書や経営アンケートに登場する、経営アジェンダです。 本記事では、元システムエンジニア／BPOディレクターとして現場と仕組みの両方を見てきた立場から、AIエージェント（指示を受けて自律的に複数ステップの業務を進めるAI）を使った属人化解消の現実解を、3つの実践ステップで整理します。 1. なぜ属人化は「経営リスク」になったのか属人化とは、特定の社員だけが業務知識やスキルを持ち、その人が休職・退職・異動した瞬間に業務が滞る状態を指します。中小企業では人手・予算・時間の制約から自然発生しやすく、長く続いた組織ほど深く根を張っています。 近年、属人化の位置づけが大きく変わりました。 たとえば株式会社SMBが2025年1月に公開した建設業向け調査では、管理職の74.1%が業務の属人化を実感していると報告されています。同調査でDX導入に期待する効果のトップ2は「業務効率化（61.8%）」「ノウハウ・知識の共有・蓄積（59.2%）」でした。属人化解消とDXは、現場の感覚レベルで一体のテーマになっています。 さらに2025年版中小企業白書でも、属人化・ブラックボックス化の防止に取り組む事業者で付加価値額が増加する傾向が指摘されました。属人化は

セラー業務支援室です。 私は医薬品メーカーで30年間、営業事務として働いてきました。 営業事務は、一人で複数の営業担当をサポートし、他部署とも連携し、さらに取引先とも向き合う仕事です。そのため、日々多くの人から頼られる場面が多く、ある意味で“ある欲”が満たされてしまう人がいます。実際、私はこれまでに何人もそのような人を見てきました。 ■ 長年の担当が“その人しかわからない仕事”をつくるこのような業務を数年続けていると、その人は自然とその業務のスペシャリストになります。 困ったことがあれば周囲は「この件は〇〇さんに聞こう」と半ば習慣的に頼るようになり、本人も「これは自分の仕事だ」「自分にしかできない」と認識し始めます。 すると担当者の経験や思考が中心となり、業務が滞りなく進んでいることから、仕事人としての“承認欲求”が満たされていくのです。 これが無自覚のうちに、属人化の土台がつくられると私は思うのです。 ■なぜ属人化が進むのかやがて周囲は「この業務は○○さんがいないと回らない」と認識し、上司も面談などで属人化を解消しようと働きかけますが、担当者は業務の最適化・効率化よりも、「いつものやり方」を主張します。 その根底には“安心感”と“承認欲求”があるので、属人化の解消は簡単ではないのです。 また会社が新しいツールや仕組みを導入しようとすると、属人化が進んでいる担当者ほど無意識に抵抗を示します。 • 今までのやり方で困っていない • 新システムは覚えるのが面倒 • 自分の立場や必要性が脅かされる気がする このような感情が、理屈よりも先に反応してしまうのです。■ 特に営業事務の仕事は

こんにちは、改善コンサルのカイゼンラボです。 このブログでは、現場で感じた「ちょっと気になるムダ」を、 ゆるく・具体的に見直していくヒントを発信しています。最近は、GoogleカレンダーやらNotion AIなど、便利ツールがたくさんありますね？ホント便利な時代になったなと思います。昔は手帳やカレンダーに予定を書き込んでいましたが、今はスマホ連携すれば、いつでもどこでも見える時代。せっかくなので、ガンガン使っていきましょう。...でも、その肝心の行事やイベント自体が「見えない」としたら、どうでしょうか？きっとフリーズして混乱しますよね？今回は、そんな見えないタスクをスケジュール表にして、業務の属人化を防いだお話となります。業務フローは家のカレンダーと同じ「業務フロー」って聞くと、ちょっと難しそうなイメージありませんか？でも実はそんなに堅苦しいものじゃないんです。 ざっくり言えば、家のカレンダーと同じようなものです。・毎週月曜はゴミ出し・毎月25日は給料日・年末は大掃除！こういう「いつ」「何を」やるのかを見える化すること。それが業務フローの基本なんです。会社の業務、特にバックオフィス系は定型作業が多く、一度感覚を掴めば何も見ないでもできるようになります。ただ...それゆえに弊害もありまして、業務の属人化を招く危険性もあるんです。特にベテラン社員さんは、どこの会社でもそういった傾向が強いです。（というか、抱え込んでる事例が非常に多いです笑）それを明確にするのが業務フローなんです。そんな業務フローの有効性について、いつも通りリアルエピソード交えてお届けします。2つ前の会社で起きていた

「この業務は自分しかやり方を知らない」「手作業が毎日積み重なっていく」── そう感じながら、なかなか手をつけられない方は多いです。前回の記事では「業者に何を聞かれるか分からない」不安をほどく整理術をご紹介しました。今回はその一歩手前── そもそも自分の業務を、自分でどう見える化するかを、A4 メモ 1 枚と 30 分でできるやり方にまとめます。最初にお伝えしておきたいのは、属人化や手作業が放置されるのは「能力の問題」ではなく「業務の見える化が後回しになっただけ」だということです。見える化さえすれば、外注の判断も、続けるか続けないかの判断も、ぐっとラクになります。「属人化」と「手作業」が放置される 3 つの理由放置されがちな理由を、ご相談の中でよく耳にする順に並べると、3 つに整理できます。理由 1：自分でやった方が早い感覚慣れた業務は手が動くので、説明したり仕組みにする時間の方が惜しく感じます。ただ、毎週 1 時間の業務を 1 年続けると 50 時間です。50 時間あれば、本業でもう少し攻めの動きができたかもしれません。さらに毎日 30 分の作業を 1 年積むと 120 時間。1 ヶ月の労働時間にあと一歩、というボリュームです。「早い感覚」と「実際の累積時間」は分けて見たほうが安全です。理由 2：説明の時間が惜しい「人に渡すには、こちらが整理する時間がかかる」と感じて、自分で抱えたままにしがちです。でも、整理のフォーマットが決まっていれば、慣れれば 10 分で書ける程度の作業です。後述する 4 ステップは、そのフォーマットの最小版としてお使いいただけます。理由 3：辞めたとき／

現場でよくある状態のひとつに、「この業務は、あの人しか分からない」というものがあります。多くの場合、それは悪意でも独占でもありません。むしろ、忙しい中で引き受け続けた結果、自然とそうなっていくケースがほとんどです。分かる人が1人いると、日常業務は一見、問題なく回ります。質問すれば答えてもらえる。トラブルが起きても対応してくれる。だから、その状態が「普通」になっていきます。ただ、この状態は、目立たないだけで静かなリスクを抱えています。・休んだときに止まる・引き継ぎに時間がかかる・判断の理由が共有されない何かが起きてから、初めて問題として認識されることも少なくありません。本人にとっても、決して楽な状況ではありません。頼られることが増え、仕事が集中し、休みづらくなる。それでも、「自分がやった方が早い」と思って引き受けてしまう。こうして、負担は少しずつ積み重なっていきます。この状態で怖いのは、誰かが悪いわけではないのに、組織としての柔軟さが失われていくことです。属人化は、能力の問題ではなく、構造の問題だと思っています。分かる人を増やすことは、今すぐ全員に同じことをさせる、という意味ではありません。まずは、「なぜそうなっているのか」「どこが共有されていないのか」を意識するだけでも違います。分かる人が1人いる状態は、頼もしく見えることもあります。でも、長く続ける前提には、向いていません。静かに、でも確実に、リスクが積み上がっていくからです。

こんにちは、効率オタクです。今回は経験の積めにくいものについて考察してみました。　工場設備の中には、消耗品ではないものの、一定期間ごとに交換が必要な部品があります。　3年に1回や、なかには10年に1度の交換を要するものも存在します。　これらの部品は交換頻度が非常に低いため、対象となる設備も限られており、取り扱う機会そのものが少ないのです。　そのため、企業によっては交換作業を限られた担当者のみが行っており、いわゆる「属人化」しているケースも少なくありません。　私の経験では、こうした担当者が有給休暇中に設備不具合が発生し、緊急対応として出社してもらわざるを得なかった事例もありました。　このように、「経験を積む機会が少ない」ことが、実は大きなリスク要因となることがあります。　とくに作業頻度の低い業務ほど、「分かる人が手早く済ませる」というスタイルに頼りがちですが、これは属人化を深め、将来的な継承を困難にする要因になります。　そのため、こうした作業は短時間で済ませることを優先するのではなく、あえて時間をかけて記録を取り、若手への教育機会として活用する方が良いのではないでしょうか。　仮に手間や時間がかかったとしても、その一回の記録が次の交換時に大きな助けとなり、誰でも再現できる作業へと変えていくことができます。　理想的には、標準作業書を整備し、写真や手順を含めて作業内容を記録に残します。　また、作業はベテラン社員が行うのではなく、ベテランは指導に徹し、実作業は若手が担当することで、次世代への技術継承にもつながります。　特に「稀な作業」こそ、属人化に頼るのではなく、全体で共有可能な仕組みと

現場で使っているExcelには、最初はちょっとした目的で作られたものが多いです。たとえば、・日々の作業記録を残すため・在庫数を確認するため・点検結果をまとめるため・見積の一覧を作るため・月末の集計を少し楽にするため最初は、担当者が自分の作業を楽にするために作った表だったかもしれません。ところが、使い続けるうちに、そのExcelがいつの間にか会社の重要な仕組みになっていることがあります。最初は便利なメモだった現場で作るExcelは、とても実用的です。必要な項目だけを入れて、すぐ使える。自分たちの業務に合わせて直せる。専用システムよりも気軽に始められる。だからこそ、現場ではExcelがよく使われます。最初は、「とりあえずこれで管理しよう」「今月だけ集計できればいい」「手作業よりは楽になる」くらいの感覚で作ることも多いと思います。それ自体は悪いことではありません。むしろ、現場に合った改善としては自然です。気づくと誰も止められないExcelになるただ、そのExcelが便利であればあるほど、だんだん使われる範囲が広がっていきます。・毎月の会議資料に使われる・上司への報告に使われる・他部署も同じ表を見るようになる・別の担当者も入力するようになる・過去データの確認にも使われるこうなると、もう個人用の表ではありません。いつの間にか、会社の業務を支える重要なファイルになります。しかし、作った本人は「そこまで大きな仕組みのつもりではなかった」ということもあります。属人化しやすい理由現場Excelが属人化しやすいのは、作った人の工夫がそのまま入っているからです。・どの列に何を入れるか・どのシートを見

【42日目】担当者が辞めると売上が落ちる会社の特徴属人化です。当社は「人に依存しない設計」をします。

【53日目】担当者によって成果が変わる問題ECは担当者によって成果が大きく変わります。これは“属人化”の典型。当社では判断基準を共有し、誰が見ても同じ判断ができる状態を作ります。

日本の多くの企業では、基幹システムが長年にわたり機能追加や改修を繰り返され、いつの間にか複雑で解読不能なブラックボックスとなっています。 システムの中身を詳しく知っているのは一部のベテラン社員だけ。 設計書や仕様書も不十分なまま、知識が属人化してしまい、外部からは動いていることしか分かりません。 「とにかく止まらず動いている」ことだけが評価され、内部構造の改善やドキュメントの整備は後回しになりがちです。 1970年代の高度経済成長期に独自開発されたシステムは、オフコンやメインフレームの時代からの流れをくみ、現場の要望に応じてカスタマイズを重ねてきました。 しかしこのやり方を続けているうちに、どの現場、どの工場でも同じ名前のシステムなのに仕様がバラバラという状況になり、システムの共通化や情報の集約が困難になっています。 その結果、保守・運用にかかる費用だけが年々膨らみ、IT予算の大半が「今動いているものをそのまま維持する」ために消えてしまいます。 結果として、新しいビジネスや変革への投資を後回しにせざるをえない悪循環に陥っています。 根本には経営・業務部門・IT部門の三重の分断構造があります。 経営層は「本当にシステム刷新がリターンにつながるのか？」と投資に慎重。 現場は変化への不安から現状維持を選びがちです。 業務部門は独自ロジックや複雑なカスタマイズを抱え、IT部門もすべてを把握しきれない。 外部ベンダーへの依存も進み、社内人材はどんどん孤立してしまう。 「経営と現場」「業務とIT」双方の断絶によって、組織として新しい一歩を踏み出す決断も遅くなりがちです。 近年はERPの導入