こんにちは、改善コンサルのカイゼンラボです。
このブログでは、現場で感じた「ちょっと気になるムダ」を、
ゆるく・具体的に見直していくヒントを発信しています。
最近は、GoogleカレンダーやらNotion AIなど、便利ツールが
たくさんありますね？
ホント便利な時代になったなと思います。
昔は手帳やカレンダーに予定を書き込んでいましたが、今はスマホ連携すれば、いつでもどこでも見える時代。
せっかくなので、ガンガン使っていきましょう。
...でも、その肝心の行事やイベント自体が「見えない」としたら、どうでしょうか？
きっとフリーズして混乱しますよね？
今回は、そんな見えないタスクをスケジュール表にして、業務の属人化
を防いだお話となります。
業務フローは家のカレンダーと同じ
「業務フロー」って聞くと、ちょっと難しそうなイメージありませんか？
でも実はそんなに堅苦しいものじゃないんです。
ざっくり言えば、家のカレンダーと同じようなものです。
・毎週月曜はゴミ出し
・毎月25日は給料日
・年末は大掃除！
こういう「いつ」「何を」やるのかを見える化すること。
それが業務フローの基本なんです。
会社の業務、特にバックオフィス系は定型作業が多く、一度感覚を掴めば
何も見ないでもできるようになります。
ただ...それゆえに弊害もありまして、業務の属人化を招く危険性も
あるんです。
特にベテラン社員さんは、どこの会社でもそういった傾向が強いです。
（というか、抱え込んでる事例が非常に多いです笑）
それを明確にするのが業務フローなんです。
そんな業務フローの有効性について、いつも通りリアルエピソード交えて
お届けします。
2つ前の会社で起きていた“謎の空白時間”
これは2つ前に勤めていた会社でのお話。
いつもの会社ではありませんよ。
それのひとつ前の会社でのお話です笑
7年くらい前ですかね。
転職先は、私含めて社員数30名の会社の総務部。
そのうちの2人は、50代のベテラン？男性。
もうね、最初の1か月でその職場の異変に何となく気付きました。
「この方たち、いったい何をしてるんだろう？」
な～んかカタカタPCで入力してるけど、何をしているのかよく分からない。
で、電話が鳴ると「も～めんどくさいな」とブツクサ言っている始末。
...ヤバい！このままでは、何もせずに1年が終わってしまう。
何か行動を起こさなければ。
そう思った私は、右隣の男性に話しかけました。
「あの、前の担当の方のメール履歴とか書類に目を通してるんですが、
他にどんなことやられてました？」
聞いてみても、「知らない。何やってたのか良く分かんない」みたいな返答。（こっちこそ中途入社で、全然わからんのですが…！）
総務部の仕事はひととおり押さえてましたが、会社が変わればやり方も
変わります。
なので、勝手な行動は事務リスクを引き起こします。
そんな状況でしたので、最初の1か月は謎の空白期間でした。
とまあ、そんな状況でしたので、私は思い切って業務フローを
全部見える化することにしました。
日次・月次・年次レベルで、まずは「自分のタスク」から整理。
・【日次】備品発注、来客対応、郵便物チェック
・【月次】勤怠確認、給与計算、支払処理
・【年次】決算業務、社会保険手続き、年末調整準備
これらをExcelシートに一覧化して、誰が見てもわかるように整備。
「まずは今日、何があるのか？」が一目でわかるよう、カレンダー風の
予定表を作成したんです。
ついでに、オッサン2人がやっていた作業もヒアリングして追加。
で、その結果どうなったのか？
今までモヤモヤしていた部署全体の流れが、急に“明確”になったんです。
「あれ？この作業って、この書類が必要じゃない？」
「この業務、事前に準備しないと資金が足りなくなるよね？」
そんな気づきが生まれました。
結果、オッサン2人（失礼）も「この作業ないとマズいよね」と
理解してくれて、不信感や業務の属人化も次第に減っていきました。
業務フローは“予定表”感覚でつくろう
業務フローって、要は「誰が・いつ・何をするか」を見えるようにすること。
特に難しいフロー図にする必要なんてありません。
パワーポイントでガントチャートみたいな複雑なタスク表も必要ありません。
簡単なイベント表さえあれば十分なんです。
そのためには、まず自分の業務と周りの人の業務を押さえる。
そして、日次・月次・年次に分けたスケジュール表を作る。
それだけでも立派な業務改善になるんです。
業務改善って、経営とか事業の立て直しみたいな響きがありますが、
私は違うと思っています。
もっと手前の日常業務の改善から始まると思っています。
それをおろそかにするから、事業や経営の立て直しが必要になって
しまうのだと思います。
常に現場の動きを押さえるのが大事です。
だからこそこういった予定表を作って、見える化しようよというのが
今回お伝えしたかったことなんです。
記事まとめ
いかがでしたでしょうか？
業務フローというのは、何も難しいことではないというのが
イメージできたでしょうか？
✅業務フロー＝家のカレンダーのような“予定の見える化”
✅頭の中だけで把握せず、まずは紙やExcelシートに書き出す
✅曖昧な作業・人任せな業務が、自然とクリアになっていく
✅属人化を防ぎ、引き継ぎや連携もスムーズになる
業務は人がまわすものです。
その“仕組み”があるだけで、その人の負担は軽くなり、生産性と創造性が
発揮できるようになります。
次回予告
次回は「電話対応に時間を奪われている件」についてお届けします。
ムダ電話を減らして、集中力とエネルギーを取り戻しましょう。
ここまで読んでくださり、ありがとうございました。
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