こんにちは、改善コンサルのカイゼンラボです。
このブログでは、現場で感じた「ちょっと気になるムダ」を、
ゆるく・具体的に見直していくヒントを発信しています。
私はこう見えてもズボラな性格でして、部屋の中は積ん読本で
散らばっています。
皆さんはどうでしょうか？
私は10年前に買った本なんか、そのままあります笑
その心、乱れてるね、といわれてもなあ...。
ただ、会社ではきちんと指定の場所にモノを置いたり、デスク周り
はキチンと整理するタイプです。
で、今回のお話はそういった整理術、とりわけ書類のファイリング
についてお伝えできればと思います。
置き場所がバラバラだった例のオフィス
書類が散らばってると、動く作業が多くなります
これも毎度おなじみ2年前の会社でのお話。
ホント何回登場するねん、この会社笑
とにかく紙ベースでの事務作業が多かったので、この書類はこっち、
あの書類はあそこ、という感じで書類の置き場所がバラバラでした。
だって令和に紙の帳簿使ってるくらいですから。
なのでいつも「あの書類どこでしたっけ？」と聞くことがよくありました。
せめて経理関係はここ、労務関係はここ、みたいに目印があれば、
ドタバタ動き回ることがなかったんです。
入社したての頃（中途）は、とにかく動き回る印象が強かったです。
ここまでくると、もはや仕事じゃなくて軽い運動になりますね。
動き回るということは、それだけ作業に時間を取られているわけです。
このブログでも何回かお伝えしている通り、事務においてはいかに
作業時間を減らすかがカギとなります。
作業時間が減れば生産性と創造性が発揮できるようになります。
で、こんなカオスな状況ですから、いつも通り、私の強みである
「改善」資質が爆発しました。
「書類の置き位置きめよう、手の届く範囲で。」
なんだかキャッチコピーみたいですね。
ということで、私が実際に行った書類整理のエピソードをお伝え
していきます。
乱雑なデスク周りはファイリングで改善！
とにかく当時は、ありとあらゆる書類があちこちに点在していました。
なのでいつも作業のたび、周囲に聞きまくっていました。
「今月支払う請求書はどこにありましたっけ？」
「先月支払った請求書はどこにしまうんでしたっけ？」
このカオスな状況を解決しようと、まず準備したのがチューブファイルと
テプラ。
表題はこんな感じです。
・〇月分 現金 支払前 請求書
・〇月分 現金 支払済 請求書
・〇月分 振込 支払前 請求書
・〇月分 振込 支払済 請求書
これを仕切りシートに支払日ごとのタブを貼って、ファイリングして
いきました。
そしてそのファイルを、常に自分の手の届く範囲に置いたんです。
その結果、どうなったのか？
あれだけデスクから動いて、探し回って人に聞いたりしてた作業が
無くなったんです。
たぶん、時間にして1時間は短縮できたんじゃないかと思います。
これで二重支払いや支払モレなんかもほとんど発生しない仕組みに
改善することができました。
私がやったのは、ただのファイリングです。
でも、これだけで時短になりますから、ぜひやってみて下さい。
もしあなたの会社のデスク周りが乱雑ならば、私がツッコミます。
「その心、乱れてるね」
ファイリングだけで生産性と創造性はアップします
いかがでしたでしょうか？
書類が散らばっているだけで、作業迷子になるんです。
「あの請求書、どこ置いたっけ？」
「この書類は支払う書類なの？」
「先日見たあのファイル、どこにあったっけな？」
…この繰り返しが、チリツモで膨大なムダ時間を生み出します。
でも、手の届く範囲に、誰でもわかる場所に整理するだけで、
仕事のスピードと精度は大きく変わります。
ファイリングとは、単なる整理整頓ではなく、業務フロー全体の見える化
と安定性の土台でもあるんです。
要するに、大事なのは「一目でわかること」。
ワンルックで「ここにある」と分かるファイル配置は、
チームで働く上でも、自分の集中力を保つ上でも、強力な味方になります。
ぜひ、あなたの職場にもワンルック整理術を取り入れてみてください。
記事まとめ
いかがでしたでしょうか？
書類が乱雑だと、作業に時間がとられやすいことがイメージできたでしょうか？
✅書類の整理がされていないと、作業が「探し物」になってしまう
✅ファイリングの工夫ひとつで、ムダな動作・会話・ストレスが減る
✅ワンルックで見やすい配置が、生産性と創造性のカギになる
✅ファイリングは、業務フロー全体の見える化と安定性の土台となる
次回予告
次回のテーマは、「タスクがグチャグチャ？まずはスケジュール表作りから」についてお届けします。
ここまで読んでくださり、ありがとうございました。
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