紙の手書き帳簿、まだ使いますか？

こんにちは、改善コンサルのカイゼンラボです。

このブログでは、現場で感じた「ちょっと気になるムダ」を、

ゆるく・具体的に見直していくヒントを発信しています。

さて今回のテーマは...

紙、紙、紙！

そう、紙です。

中小企業の現場には、今でも「紙の文化」が根強く残っていますね？

まるでウインドウズ登場前とまったく同じ光景が、令和のオフィス

にもそのまま残っているんです。

これも日本人特有の紙文化なのかな、と思う場面もあったりします。

今回はそんな紙文化あるある体験を共有いたします。

経理は"紙がお好き"

バックオフィス業務の中でも、特に紙の印象が強いのが経理です。

特にその最たるものが、経理の帳面づけです。

経費精算で、社員から集めたレシートをコピー用紙の裏や

ノートに貼り、電卓で集計し、合計額を算出。

クライマックスは、勘定科目ごとに紙の帳簿に手書きで数字を転記

していく…。

ふうやっと終わった...と仕事やった感に浸るわけです。

ここに大きな疑問、感じませんか？

一見、几帳面で真面目な作業ですが、それが会社の創造性や時間を

大きく奪っていることに気づいていないケースが多いんです。

私が見た“令和の帳簿”

ここで私のストーリーをひとつ。

2年前まで私が所属していた会社でも、入社直後は普通に紙の帳簿を

使っていました。

――黒い厚紙バインダーに、コクヨの専用帳票――

これが当たり前の光景だったんです。

「おいおい、マジかよ！」

これには、中小企業を渡り歩いた私でも驚きました。

実際、私自身も担当として手書きの帳面付けを行ったんですよ。

でも、手書きの作業は単なる“儀式”のようなものでして、

数字の転記ミス、計算ミスも頻繁に起きていたんです。

で、そこで私の強みが炸裂したんです。

「本当にこの作業、会社にとって必要なんだろうか？」

旧来のやり方に強く疑問を抱いてしまうのが私の強み。

そこで前任の経理担当にヒアリングをしました。

で、返ってきたのは予想通りの答えでした。

「昔からこのやり方でやってきたからだよ」

本当によくあるお話でございますね。

特に疑問を持たれないまま続いてきた作業だったってこと、

よくあります。

じゃあ私はどうしたのか？

目の前にあるPCの中を調べたんです。

なんとそこには、すでに会計ソフトがインストールされていたんです。

「えっ、手書きで帳簿付けして、さらに会計ソフトに入力？」

「直接入力しても別に問題なくない？」

「じゃあ、もう今日から手書きの帳面付けはやめよう。」

そこで会計ソフトへの直接入力に切り替えたんです。

もちろん、ファイリング方法も大きく変えました。

いったい、今まで苦労してまで覚えた作業手順は何だったのか？

そう思えるほどスムーズで、しかも正確に回るほど、業務内容が

劇的にチェンジしたんです。

もちろん作業時間も大幅に短縮され、経営分析などコア業務に

集中できる環境になりました。

もちろん、私も上司も以前より表情が明るくなったのは、

言うまでもありません。

「当たり前」こそ、見直してみる価値がある

事務作業って、なぜだか気づかないうちに“慣れ”で続いて

いってしまうものです。

何だか怖いですよね。

でも、いったん立ち止まって考えてみてください。

「なぜこの作業をしているのか？」と。

そこに大きな改善のヒントが見つかることがあります。

少し視点を変えるだけで、働く人の時間、気持ち、

そして会社の創造性を取り戻せるかもしれません。

記事まとめ

中小企業には、今も紙の帳簿文化が根強く残っています。

ですが、手書き作業はミスや非効率を生み、時間と創造性を

奪ってしまうこともあります。

なので、本当に必要な作業か？と見直すことで、

意外とすんなり業務改善が進むことがありますよ。

次回予告

次回は、「Excelで管理資料がどんどん増える問題」について。

あれもこれも作っているうちに、かえって情報がバラバラ…

なんてこと、ありませんか？