Excelで管理資料がどんどん増える問題｜その原因と対策

こんにちは、改善コンサルのカイゼンラボです。

このブログでは、現場で感じた「ちょっと気になるムダ」を、

ゆるく・具体的に見直していくヒントを発信しています。

最近では、Excelの資料作成もAIが手伝ってくれる時代になりました。

関数もマクロも、調べればすぐに使える。

ホント、便利な時代になりましたよね。

でもその一方で、使い方や目的を誤ると、Excel資料がどんどん増殖

してしまうという弊害に直面することにもなってしまいます。

今回は、そんな「管理資料がやたらと増えていく問題」に焦点を当てて

みたいと思います。

Excelは改善アクションを起こす手段

そもそもExcelの管理資料って、

「データを分析し、改善に活かす」ための道具なんです。

目的がはっきりしていれば、いたずらに増やす必要なんてありません。

でも、使い方を間違えると、目的のない資料がどんどん増えていく。

そして、それがあなたの時間・生産性・創造性をじわじわ奪っていく。

これほど恐ろしいことはありません。

だからこそ、早めの対策が大事なんです。

その会社では3種類のExcel資料が重複していた

これも、2年前に勤めていた会社の経理部門での話です。

売掛金の管理に使われていたExcel資料が、なんと3種類

もありました。

①入金年齢表（売掛金の滞留状況を把握）

②入金記録表（入金日・金額・振込手数料の入力）

③会計ソフトとの残高を合わせるための表

「え、これ全部ほぼ同じことしてない？」

とツッコミたくなる内容でした。

当時の担当者に聞いてみたら、

「なんとなく引き継いできた資料です」とのこと（笑）

そこで、上司に相談して統廃合を提案。

一つのExcelにまとめたことで、作業がシンプルになりミスも削減。

「これ、前より全然ラク！」と、上司もニコニコでした。

私がやったのはほんの小さな改善です。

でも、こうした“チリツモ”の見直しが、生産性と創造性を大きく

底上げしていきます。

だからこそ、今でも私は現場目線のムダ取りを大切にしているんです。

Excel資料改善のための問い

Excelに入力するのは、次の改善のために「見える化」するためのもの。

だからこそ、効率的な運用でなければ、もったいないんです。

ぜひ一度、ご自身のExcel業務を見直してみてください。

以下のようなポイントが、改善のヒントになるかもしれません。

✅ 入力のための入力になっていないか？

✅ 同じ情報を何度も入力していないか？

✅ そもそも、何のための資料なのか説明できるか？

記事まとめ

今回は、「Excelで管理資料がどんどん増える問題」を取り上げました。

Excelの使い方を見れば、その会社の管理レベルが分かります。

そしてそこには、生産性と創造性の伸びしろがしっかり表れるんです。

だからこそ、普段使っているExcelにも意識を向けて、

「ムダ」の見直しをはじめてみてください。

次回作予告

次回は、「業務マニュアルがスカスカで分かりづらい問題」についてお届けします。

ここまで読んでくださり、ありがとうございました。