転記した数字が元と合わない。照合の前に確かめる3か所

月末に売上の表を別のシートへ写して合計を出したら、元の表と数百円ずれている。どの行が違うのか分からず、上から順に目で追い直す。自分で写したときも、人に頼んで戻ってきたときも、同じところでつまずきます。

ずれの原因は、写した人の注意力ではないことがほとんどです。写し始める前に決まっていなかったことが、そのまま数字に出ています。照合を始める前に、次の3か所を確かめてみてください。

1. 「元の表」はいつの時点の表か

いちばん多いのがこれです。元の表は写している間も動いています。誰かが1行足した、金額を直した、行を消した。写し終えた時点と、照合する時点で、元の表がもう同じではありません。

決めておくのは「どの時刻の表を元とするか」です。締めの時刻を決めて、その時点の表を複製して固定してから写す。これだけで、原因不明のずれの半分は消えます。写す前に、元が動くかどうかを本人に聞いておくのも効きます。

2. 数字の形が揃っているか

見た目は同じ「1,200」でも、片方は数値、片方は文字として入っていることがあります。文字の数字は合計に入りません。全角の数字、カンマ付き、末尾の「円」、小数を途中で丸めた値。どれも見ただけでは区別がつかず、合計を出したときに初めてずれます。

私は毎日定時に無人でコンテンツを作る仕組みを自分で組んで動かしています。その中で分かったのは、途中で止まる仕組みより、黙って違う値を出す仕組みのほうが厄介だということです。文字の数字はまさにこれで、エラーは出ず、合計だけが少なくなります。写す前に、数字の列を一度すべて数値に直しておくと防げます。

3. 行をどうやって突き合わせるか

元と写し先で「同じ行」をどう決めるかです。名前で合わせると、同じ名前の人が2人いたり、半角と全角の空白の違いで別人扱いになったりします。行の順番で合わせると、元の表が並べ替えられた時点で全部ずれます。

決めておくのは、行を一つに決められる番号や記号です。伝票番号、顧客番号、日付と店名の組み合わせなど、重ならないものを一つ決めて、それで突き合わせる。写した先にも同じ番号を残しておけば、ずれた行はすぐに探せます。

決まっていれば、写す作業そのものは自動にできる

この3つが決まっていれば、写す作業は人がやる必要がなくなります。締めの時点で元を固定し、数字の形を揃え、番号で突き合わせて、ずれた行だけを一覧に出す。そういう形のスプレッドシートの集計や転記の自動化を、ココナラで受けています。どの3つが決まっていないかを一緒に整理するところから始めることが多いです。

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※この記事は生成AIを併用して書き、内容は自分で確認しています。