Excel自動化は「転記」から始めると失敗しにくい理由

「Excelの作業を自動化したいけど、どこから手をつければいいか分からない」

そんなご相談をいただいたとき、私はまず「転記の作業はありませんか？」とお聞きしています。

■ 転記とは

ある書類やファイルに書いてある内容を、別のファイルに写す作業のことです。

・届いた請求書の金額を、管理表に打ち込む

・取引先ごとのファイルから数字を拾って、1枚の表にまとめる

・フォームの回答を、決まった形の表に並べ直す

どれも「考える」よりも「写す」ことに時間を取られている作業です。

■ 転記から始めるといい理由

1. 正解がはっきりしている

転記は「元の書類と同じ数字が入っているか」で、合っているかどうかがすぐ分かります。集計や分析のように「この計算方法で合っているのか」と悩む余地がほとんどありません。自動化したあとの確認も簡単です。

2. 毎回同じ手順になっている

自動化しやすいのは、毎回同じ手順でくり返している作業です。転記はたいてい「このファイルのここを見て、あの表のここに入れる」が決まっています。

3. ミスが減ったことを実感しやすい

手で写すと、どうしても打ち間違いや行のズレが起きます。自動化すると、この種類のミスがなくなります。時間が減ることよりも「確認の手間が減った」ことを先に実感される方が多いです。

■ 逆に、最初は避けたほうがいい作業

・人によってやり方が違う作業

・毎回、判断が必要な作業（「この場合はA、あの場合はB」が決まっていない）

・元のファイルの形が毎回変わる作業

これらは、先に手順をそろえるところから始める必要があります。自動化の前に「どうやっているか」を書き出すだけでも、整理が進みます。

■ まず試してほしいこと

今の作業を、次の3つに分けて書き出してみてください。

・どのファイルから（元の書類）

・どこを見て（写す項目）

・どこに入れているか（写し先）

この3つが書けた作業は、自動化できる可能性が高いです。

書き出したものをそのまま送っていただければ、自動化できるかどうかと、おおよその費用・期間をお返事します。