自動化を頼んだのに、使われなくなる3つの理由

せっかく作った仕組みが、数ヶ月後には誰も使っていない。

自動化の話で一番もったいないのがこれです。

お金も時間もかかっているのに、元の手作業に戻っている。

作る側として、これを防ぐことが仕事の半分だと思っています。

今日は、使われなくなる典型的な3つのパターンと、

その防ぎ方を書きます。

■ 理由1：入力が続かない

自動化といっても、たいていは人が何かを入力するところから始まります。

その入力が続かないと、仕組み全体が止まります。

前回の記事で書いた居酒屋の件が、まさにこれでした。

私が最初に作った管理表は、計算としては正しく動いていました。

でも、閉店後の深夜に、片手で、スマートフォンの縦画面で入力する、

という状況にまったく合っていませんでした。

結果、数日で使われなくなりました。

【防ぎ方】

「誰が、いつ、どんな状況で入力するか」を先に決めます。

朝の忙しい時間なのか、夜の落ち着いた時間なのか。

座っているのか、立ったままなのか。

パソコンの前なのか、現場なのか。

ここが決まると、入力欄の数も、画面の作りも自然に決まります。

逆に、ここを決めずに「必要な項目を全部入れた画面」を作ると、

たいてい使われません。

■ 理由2：壊れたときに、誰も直せない

自動化した仕組みは、いつか必ず止まります。

取り込むファイルの形式が変わった。

連携先のサービスの仕様が変わった。

担当者が変わって、そもそも何が動いているか分からなくなった。

止まったときに直せる人がいないと、

「とりあえず手作業に戻そう」となり、そのまま元に戻ります。

【防ぎ方】

3つあります。

ひとつ目は、エラーが起きたときに気づける形にしておくこと。

黙って止まるのが一番危ない。何が起きたかを、原因つきで知らせます。

ふたつ目は、手順書を残すこと。

作った人しか分からない状態にしないこと。

専門用語を使わず、画面つきで書きます。

三つ目は、「ここまでは自分で直せる」範囲を作ること。

たとえば、対象のファイル名や、条件の数値。

そういうものは、コードを触らなくても画面から変えられるようにしておきます。

■ 理由3：前提が変わったのに、仕組みだけが残る

これが一番やっかいです。

半年前に「毎月この3つの表を集計したい」と言われて作った。

でも今は、その表は2つになっていて、別の項目が増えている。

仕組みは正しく動いています。

でも、今の仕事とは合っていない。

こうなると、動いているのに誰も見なくなります。

【防ぎ方】

最初から、変わる部分と変わらない部分を分けて作ります。

「集計する」という処理は、たぶん何年も変わりません。

でも「何を」「どの条件で」集計するかは、半年で変わります。

変わる部分を設定として外に出しておけば、

仕事が変わったときに、設定を直すだけで済みます。

ここを一体で作ってしまうと、

少し変わっただけで作り直しになります。

■ 3つに共通していること

並べてみると、どれも技術の話ではありません。

・誰が使うか

・止まったとき誰が気づくか

・半年後に何が変わりそうか

全部、作り始める前に決めることです。

自動化の仕事で一番時間をかけるべきなのは、実はここだと思っています。

プログラムを書くこと自体は、その後に来る作業です。

■ 最後に

もし過去に、作ったけれど使われなくなった仕組みがあるなら、

それは無駄ではありません。

なぜ使われなかったかが分かっていれば、

次に作るものは確実に良くなります。

その理由こそが、一番価値のある情報です。

「前に作ってもらったけど、結局使っていない」

そういうお話も歓迎です。

なぜそうなったかを一緒に見るところから始められます。