その作業、本当に人がやる必要ありますか？ 業務効率化を考えるときの3つの視点

毎日の仕事の中には、

「ずっとこうやっているから」という理由だけで続いている作業が意外とたくさんあります。

たとえば、

・Excelやスプレッドシートへの転記

・毎月同じ形式で行う集計

・決まった内容のメール送信

・複数のファイルから必要な情報を探す作業

・同じ情報を別のシステムへ何度も入力する作業

一つひとつは数分でも、毎日・毎週・毎月繰り返せば、かなりの時間になります。

では、こうした業務を効率化するとき、何から考えればいいのでしょうか。

私はまず、仕事を大きく3つに分けて考えます。

① ルールが決まっている作業

「この条件なら、この場所へ転記する」

「毎月○日に集計する」

「フォームに回答が来たら担当者へ通知する」

このように処理のルールが決まっている仕事は、自動化と相性がいい分野です。

Googleスプレッドシートを使った業務なら、GASなどを利用することで、人が毎回操作しなくても処理できる場合があります。

② 内容を読んだり、文章を作ったりする作業

メールの下書き、文章の要約、問い合わせ内容の分類、資料のたたき台作成など。

こうした仕事では、ChatGPTなどの生成AIを活用できる可能性があります。

ただし、何でもAIに任せればいいわけではありません。

「AIに任せる部分」と「最後に人が確認する部分」を分けることが大切です。

③ 情報があちこちに散らばっている業務

顧客情報はExcel。

問い合わせはメール。

進捗はスプレッドシート。

担当者とのやり取りはチャット。

この状態になると、一つの作業をするために何ヶ所も確認しなければならなくなります。

こうした場合は、一部分だけを自動化するより、必要な情報をまとめて扱えるWebシステムを作った方が使いやすくなることもあります。

大切なのは、最初から

「GASを使おう」

「AIを導入しよう」

「システムを作ろう」

と技術を決めてしまわないことです。

まず見るべきなのは、

「今、人が何をしていて、どこに時間がかかっているのか」

です。

そこを整理すると、

「ここは自動化できる」

「ここはAIが手伝える」

「ここは人が判断した方がいい」

「これは一つのシステムにまとめた方がいい」

という形が見えてきます。

私は、GAS・生成AI・Webシステムなどを使った業務効率化のお手伝いをしています。

「何を使えばいいのか分からない」

「そもそも自動化できる仕事なのか分からない」

という段階でも大丈夫です。

技術を決めるところからではなく、まず現在の業務を整理するところから一緒に考えます。