「相談したいけど、何を渡せばいいか分からない」
これは、業務自動化の相談でかなり多い悩みです。
自分では情報が足りない気がして、相談を後回しにしてしまう方もいます。ただ、実際には最初から完璧に整理されている必要はありません。
この記事では、自動化相談の前にどんな資料があると進めやすいのか、そして全部そろっていなくても相談してよい理由を整理します。
【この記事で分かること】
・相談前にあると分かりやすい資料
・伝えておくと進めやすい内容
・資料が不足していても相談できる理由
### まずは何があればよいのか
代表的なのは次の4つです。
・現在使っているExcel
・CSVのサンプル
・画面キャプチャ
・手順メモ
この4つがあると、今どんな流れで作業しているのかイメージしやすくなります。
たとえば、Excelを見ると列構成や集計方法が分かります。CSVを見ると入力元のデータ形式が分かります。画面キャプチャがあると、どこを見てどのように操作しているかが伝わりやすくなります。手順メモがあると、作業の順番や判断ポイントが見えます。
### 相談時に整理しておくとよい内容
資料そのものに加えて、次の内容があるとさらに進めやすいです。
・今の流れ
・困っている点
・自動化したい範囲
・希望する納品形
たとえば、
「CSVを貼って請求書を作るところまでを自動化したい」
「毎朝の確認メールだけ自動化したい」
「最終的にはWebアプリ化も視野に入れている」
このようにざっくりでも方向性があると、提案がしやすくなります。
### 全部そろっていなくても大丈夫な理由
ここが一番大事です。
相談の初期段階では、資料が全部そろっていないことの方が普通です。
・Excelしかない
・CSVはまだ出せていない
・手順は口頭でしか説明できない
・画面キャプチャをこれから集める予定
この状態でも問題ありません。
現在のExcel・CSV・作業手順を見ながら整理できますし、Excel / VBA・GAS・Python・Webアプリのどれが合うかを一緒に判断できます。
### 30代会社員SEとして意識していること
実務で大切なのは、「依頼者が整理できていないこと」を責めないことだと思っています。
むしろ、現場の作業は忙しいので、資料がバラバラなのは自然です。だからこそ、今ある資料から要件を整理し、どこから着手するのが現実的かを考えるのが大事です。
「こんな小さな相談でも大丈夫かな」と感じる内容でも、入口としては十分です。
### こんな相談のしかたでもOKです
・このExcelの作業を少し楽にしたい
・このCSVを毎月まとめるのが大変
・この通知作業を自動化したい
・今の運用がExcelのままでよいか相談したい
このレベルからでも、十分に進められます。
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まずは今困っている作業を教えていただければ大丈夫です。小さな修正や一部自動化からでもご相談可能です。資料が全部そろっていなくても、今あるものから相談できます。
