Excel・CSVの手作業を自動化する前に確認したい5項目

毎週・毎月、同じExcelやCSVを開き、列を並べ替えたり、コピーしたり、集計したりしていませんか。

こうした定型作業は自動化できる場合があります。ただし、いきなりツールを作るより、最初に次の5項目を整理した方が失敗を減らせます。

1．入力ファイルは何か

CSV、Excel、注文一覧など、作業開始時に使うファイルを確認します。列名やファイル名が毎回変わる場合も記録します。

2．毎回行っている手順

不要行を消す、列を並べ替える、商品コードで照合する、合計を出すなど、作業を順番に書き出します。

3．完成後に必要な形式

新しいCSV、集計表、エラー一覧など、最終成果物を明確にします。

4．例外と人の判断

空欄、重複、形式違い、未登録商品など、人が判断している場面を整理します。

5．件数と頻度

1回の行数、週・月の回数、現在かかる時間を確認します。自動化費用に見合うか判断しやすくなります。

自動化に向いている例

・商品CSVの列変換

・注文一覧の集計

・複数CSVの結合

・重複データの確認

・定型レポート作成

一方、画面仕様が頻繁に変わる、人の感覚による判断が多い、規約で自動操作が禁止されている場合は、自動化が難しいこともあります。

「自動化できるか分からない」段階では、入力・手順・出力・例外を文章で整理するだけでも十分です。個人情報を除いたダミーデータでも検討できます。

私はココナラで、Excel・CSV作業の自動化可否を整理する診断と、小型業務ツール制作のサービスを出品しています。まずは今の手作業を整理したい方にも対応しています。