Excelのリストがあるのに使えない。重複・表記ゆれの整理も頼めます

営業先のリストを開いて、連絡を始めようとしたら、同じ会社が何度も出てくる。

「株式会社」と「（株）」が混ざっている。

担当者によって、入力している項目が違う。

空欄があるけれど、未確認なのか、情報がなかったのか分からない。

使う前に、一行ずつ確認するところから始まってしまう。

そんなExcelファイル、手元にありませんか？

【入力済みでも、整理の仕事は残っています】

データが入っていることと、そのまま仕事に使えることは別です。

たとえば、営業先の一覧なら、同じ相手へ重複して連絡しないようにしたい。

商品を比較する表なら、価格や条件を同じ項目で見比べたい。

何に使うかによって、必要な整理も変わります。

だから、最初に確認したいのは、

「この表を使って、何をしたいですか？」ということです。

見た目をきれいにするだけでなく、使う時に困っている部分から整えます。

【たとえば、こんな整理です】

・会社名や日付などの表記・形式をそろえる  

・重複している可能性のある行を確認する  

・複数のファイルを、共通の項目で一覧にまとめる  

・空欄や確認が必要な箇所を分かるようにする  

・必要な条件で絞り込めるよう、列を整理する

ただし、名前が似ているからといって、同じ会社とは限りません。

空欄も、推測で埋めればいいわけではありません。

削除や統合の基準は事前に確認し、判断に迷うものは確認用に分ける。

元データを残しながら進めることも含め、扱い方を相談します。

【整理してから依頼しなくても大丈夫です】

「人に渡す前に、自分で整えなければ」

と思うと、頼むこと自体が後回しになります。

まずは、今の状態を文章で教えていただければ大丈夫です。

たとえば、

「会社のリストが3つのExcelに分かれています。合計で約300行です。営業に使いたいので、重複を確認して、一つの一覧にまとめられますか？」

このくらいの内容から、対応範囲や必要な確認事項を整理できます。

※上記は相談文の例です。料金・納期はデータの状態や作業量を確認してお伝えします。

私は、データ入力・リスト作成・Webリサーチに加え、既存のExcelデータの整理もお受けしています。

新しく調べる仕事だけでなく、すでに手元にある情報を使える形にする仕事も、ご相談ください。

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個人情報や機密情報を含む場合は、資料を送る前に取り扱いをご相談ください。

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