売上と入金データの突き合わせを毎月やっているなら、まずここから自動化できます

売上データを開く。

入金データを開く。

取引先名、請求番号、金額を見比べる。

合っていたらチェック。

違っていたら原因を確認。

月末や月初にこれをやっているなら、かなり自動化しやすい作業です。

しかも、いきなり請求システムを作る必要はありません。

まず「突き合わせだけ」機械にやらせればいいんですよね。

業務改善の相談を見ていると、この「確認のための照合」がかなり大きな割合を占めます。入力や集計より目立たないのに、毎月必ず発生して、しかもミスできない。地味に強い自動化候補です。

突き合わせ作業が面倒なのは、単純比較ではないから

売上と入金を比べるだけなら簡単に見えます。

でも実際は、こんなことが起きます。

・売上にはあるけど入金がまだない

・複数請求がまとめて入金される

・振込手数料が引かれている

・取引先名の表記が違う

・請求番号が片方にない

・同じ金額が複数ある

・一部だけ入金される

はい。急にややこしい。

だから「金額が同じ行を探す」だけでは終わりません。

実務の突き合わせにはルールがあります。

最初から100％自動判定を狙わない

ここでやりがちなのが、全部自動で「一致」「不一致」を確定させようとすることです。

でも会社ごとにルールが違うので、最初から完全自動を狙うと一気に難しくなります。

私はまず3つくらいに分けることをおすすめします。

・明らかに一致

・明らかに不一致

・人が確認する必要あり

これだけです。

たとえば請求番号が一致して金額も一致なら「一致」。

売上側にしかなければ「未確認」。

同じ取引先で金額が近いけど条件が足りなければ「要確認」。

機械が全部決めなくても、人が見る件数を減らせれば十分効果があります。

1000件のデータから「怪しい20件」を出す

業務自動化で大事なのは、ゼロか100かで考えないことです。

1000件を全部目視していた作業で、980件を自動で一致にできたとします。

人が見るのは残り20件です。

これなら担当者の役割は「全部確認する人」から「例外だけ判断する人」に変わります。

この差は大きいです。

しかも、毎月同じ条件なら繰り返し使えます。

一度ルールを作れば、翌月も翌々月も同じです。

まずはExcel・CSV差分比較から試す方法もある

売上データと入金データが同じキーで単純に比較できる場合は、もっと簡単です。

たとえば、

・請求番号

・注文番号

・取引ID

など、両方に共通する一意の値があるケースです。

この場合、追加・削除・変更を確認するだけでもかなり整理できます。

私はこの用途に使える「Excel・CSV差分比較ツール」をコンテンツマーケットに出しています。

▼ Excel・CSV差分比較ツール｜追加・削除・変更を自動抽出

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmtk1saxz0464ar0hu1x3ipjp

2,000円の完成品なので、条件がシンプルならまずこれで確認してみる方法があります。

名前しか共通しない場合は、専用化した方がいい

一方で、

売上側「株式会社テスト商事」

入金側「テストショウジ」

みたいなこともあります。

これを同じ会社として扱うかは、単純な差分比較だけでは難しいです。

さらに複数請求の合算、手数料、部分入金まで入ってくると、会社ごとのルールを実装した方が使いやすくなります。

ここからが個別開発の領域です。

Pythonで照合処理を作ってもいいですし、Excelのボタンから実行してもいい。

Googleスプレッドシート中心ならGASでもできます。

重要なのは技術ではなく、今の業務に合わせることです。

自動化の前に、今やっている判断を書き出す

もし毎月突き合わせをしているなら、一度だけ次を書き出してみてください。

1. 何と何を比べているか

2. 何が同じなら一致と判断するか

3. どんなケースで保留にするか

4. 不一致だった後に何をするか

これがそのまま自動化の仕様になります。

難しい仕様書を書く必要はありません。

「今、自分がどう判断しているか」で十分です。

これ、本当に大事です。

プログラムを書く前にここが決まると、開発がかなりスムーズになります。

毎月同じ確認なら、仕組みにした方が安い

突き合わせ作業は1回だけ見ると、それほど大きな作業に見えません。

20分、30分で終わることもあります。

でも毎月あります。

担当者が変わってもあります。

データ件数が増えたらもっと時間がかかります。

そして何より、確認ミスが怖い。

このタイプの作業は、派手ではないけど自動化と相性がいいです。

▼ Excel／Python／GASの自動化相談・開発

「売上Excelと入金CSVを毎月見比べています」

この一文からでも相談できます。

いきなり大きなシステムを作らなくても大丈夫です。

まず差分を出す。

次に一致判定を増やす。

必要ならその後に帳票や通知までつなげる。

私はこの順番の方が、現場で使われる仕組みになりやすいと思っています。