Excelチェックを毎月人がやる会社へ。自動化する前に「確認作業」を減らした方がいい

自動化したい仕事を聞くと、よく出てくるのが「入力」「転記」「集計」です。

もちろん、この3つは自動化しやすいです。

でも実際の現場では、その後にもう1個あります。

確認です。

集計した数字が合っているか確認。

前月から変な変更がないか確認。

数式が壊れていないか確認。

CSVの件数が合っているか確認。

この「確認作業」が最後まで人に残っているケース、かなり多いんですよね。

Excel、VBA、Python、GAS、Webシステムを使った業務改善を長くやってきて、最近かなり強く感じることがあります。

自動化した後ほど「確認の設計」が重要になる、ということです。

自動化しても、毎回全部確認していたら楽にならない

たとえば集計マクロを作ったとします。

ボタンを押せば1000行のデータを集計してくれる。

これは便利です。

でも担当者が不安で、出力された1000行をまた目で確認していたらどうでしょう。

処理は速くなったのに、人の仕事はあまり減っていません。

こういうことは普通にあります。

「自動化したものを信用できない」からです。

気持ちは分かります。

自分で1件ずつ処理していたときより、ボタン1つで一瞬で終わる方が逆に怖かったりします。

必要なのは「全部正しいと信じること」ではない

ここで「プログラムだから間違いません」と言うのは雑です。

プログラムにもバグはあります。

入力データがおかしいこともあります。

想定外の形式が入ることもあります。

だから信用するのではなく、チェック方法を変えます。

たとえば、

・前回と件数が大きく違う場合だけ警告

・金額が一定以上変化した行だけ抽出

・数式が周囲と違うセルだけ表示

・旧CSVと新CSVの変更箇所だけ一覧化

・空欄や重複がある行だけ表示

こういう「例外だけ見る」仕組みにします。

人は全部を確認しなくていい。

怪しいものだけ確認する。

確認作業は、実はかなり自動化しやすい

入力や転記と違って、確認はルールが曖昧そうに見えます。

でも実際に担当者へ聞いてみると、ちゃんと基準があります。

「この列が空欄ならダメ」

「前月より30％以上増えたら確認」

「商品コードが重複していたら確認」

「この範囲には全部数式が入っているはず」

「旧データから削除されたものがあれば確認」

これ、全部プログラムが得意です。

むしろ人が毎月やる方がつらい。

同じ条件をずっと見続ける作業は集中力が落ちます。

そして集中力が落ちた頃に限って、本当に変なデータが来ます。

クッッッソ意地悪です。

私がよくやるのは「警告一覧」を作る方法

業務システムを作るとき、私は正常データをずらっと見せるより、警告一覧を作ることがあります。

たとえば、

警告1：商品コードが重複

警告2：金額が前回から大きく変更

警告3：必須項目が空欄

警告4：数式が周囲と異なる

のようにします。

担当者は警告だけ見ればいい。

問題なければ処理を続ける。

これだけで「全部確認しなきゃ」という不安をかなり減らせます。

自動化は作業時間だけではなく、確認の不安を減らす設計も重要なんですよね。

Excelだけでも小さく始められる

いきなり業務システムを作らなくても、Excelファイル単体から始められます。

私は現在、確認作業に使える完成品ツールを2つ出しています。

Excelの数式抜け・数式ミスを確認したい場合

▼ Excelの数式抜け・数式ミスを自動診断するツール

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmtif5lxt01s3ap0hscct6ady

毎月使うExcelで、数式抜けや周囲と違う数式を確認したい場合向けです。

### 2つのExcel・CSVの変更箇所を確認したい場合

▼ Excel・CSV差分比較ツール｜追加・削除・変更を自動抽出

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmtk1saxz0464ar0hu1x3ipjp

旧データと新データを比較して、追加・削除・変更を確認したい場合向けです。

どちらも「全部自動で直すツール」ではありません。

確認すべきところを絞るツールです。

私はむしろ、このくらいから始めるのがいいと思っています。

使ってみて足りないところが、個別開発する場所

完成品を使うと、自分の会社に必要なものも見えてきます。

「この列もチェックしたい」

「複数ファイルをまとめて比較したい」

「チェック後に自動でPDFを作りたい」

「エラーがあったらメールやChatへ通知したい」

「そもそもCSVをダウンロードするところから自動化したい」

ここまで来たら個別開発です。

▼ Excel／Python／GASの自動化相談・開発

Excelを捨てる必要はありません。

今使っているファイルを残したまま、確認部分だけPythonで補助することもできます。

GoogleスプレッドシートならGASで処理することもできます。

必要なところだけWeb画面にする方法もあります。

「作業」より先に「確認」を見直してみる

毎月同じExcelを使っている会社なら、一度だけこの質問をしてみてください。

「この作業が終わったあと、何を確認していますか？」

ここに自動化候補が隠れていることがあります。

入力を5分短縮するより、30分の目視確認を5分にする方が効くかもしれません。

全部を自動化する必要はありません。

人が判断するところは残す。

機械は、探す・比べる・警告するところを担当する。

この分担にすると、既存Excelでもかなり改善できます。

#Excel #業務改善 #自動化 #Python