Excelの毎回同じ作業、VBAで自動化できる？まず確認したい3つのこと

Excelの毎回同じ作業、繰り返していませんか？

「毎月、同じ集計をしている」

「何度も同じところをコピーしている」

「複数のファイルから、毎回同じデータを集めている」

気づけば、こんなExcel作業を何度も繰り返している。

そんなことはないでしょうか。

一つひとつは数分で終わる作業でも、毎日・毎月繰り返していると、意外と時間がかかっています。

私は製造業の生産技術業務に25年間携わる中で、Excelを使った集計やデータ整理、業務改善を行ってきました。

その中で、VBAを使って繰り返し作業を自動化することもあります。

ただ、その経験から感じるのは、

「繰り返し作業だから、全部VBAで自動化すればいい」ということではない

ということです。

大切なのは、いきなりVBAを作ることではありません。

まず、

「今、どんな作業を繰り返しているのか」

を整理することから始めます。

1．毎回同じ手順でやっているか確認する

まず確認したいのが、

「その作業を、毎回ほぼ同じ手順でやっているか」

です。

例えば、

・複数のExcelファイルを開く

・必要なデータをコピーする

・1つのシートにまとめる

・決まった形に整える

・集計結果を作る

このように、毎回ほぼ同じ順番で行っている作業は、VBAで自動化できる可能性があります。

反対に、

その都度データを見ながら判断したり、毎回やり方が大きく変わったりする仕事は、すべてを自動化するのが難しい場合もあります。

まずは、

「毎回、同じようにやっている作業はないか？」

と考えてみる。

そこから、自動化できそうな作業が見えてきます。

2．作業のルールが決まっているか確認する

次に確認したいのが、作業のルールです。

例えば、

「A列の商品番号を確認する」

「売上が0円の行は除外する」

「複数ファイルのデータを1つのシートにまとめる」

など、

「この場合は、こうする」

というルールが決まっている仕事は、VBAで処理しやすくなります。

一方で、

「このデータは少し変だから確認しておこう」

「今回はいつもと違うので、この処理はやめておこう」

といった、人の判断が必要な部分もあります。

そんな場合は、全部をVBAに任せる必要はありません。

決まった作業はVBAに任せて、判断が必要なところは人が確認する。

このように分けて考える方法もあります。

自動化というと、すべてを機械に任せるイメージがあるかもしれません。

でも、

人がやった方がいい仕事は残して、繰り返し作業だけラクにする。

それでも十分、仕事の改善になります。

3．どこまで自動化するか考える

VBAでできることが分かってくると、

「あれも自動化したい」

「これも自動化できそう」

と考えたくなります。

ただ、機能を増やしすぎると、VBAそのものが複雑になることもあります。

仕事の内容が変わったときに修正しにくくなったり、作った本人しか分からない仕組みになったりすることもあります。

そこで考えたいのが、

「どこまで自動化すれば、この仕事がラクになるのか？」

ということです。

例えば、10個ある作業のうち、時間のかかっている3つだけを自動化する。

それだけでも、毎月繰り返している仕事なら効果は積み重なります。

全部を自動化することが目的ではありません。

仕事全体がラクになること。

そこを目的にした方が、実際の仕事で使いやすい仕組みになると考えています。

まとめ

Excelの繰り返し作業をVBAで自動化するときは、いきなりコードを作る前に、

1．毎回同じ手順でやっているか確認する

2．作業のルールが決まっているか確認する

3．どこまで自動化するか考える

この3つを整理してみることをおすすめします。

そうすると、

「ここはVBAに任せられそう」

「ここは人が確認した方がよさそう」

という境目が見えてきます。

VBAを使うこと自体が目的ではありません。

毎日の面倒な仕事を、少しでもラクにすること。

そのための一つの方法として、VBAを使えばいいと私は考えています。

「自分のExcel作業も自動化できる？」という方へ

「毎回同じExcel作業をしている」

「コピペや集計に時間がかかっている」

「VBAで自動化できるのか分からない」

そんな場合は、まず今の作業を整理するところから始めます。

現在のExcel作業や、毎回繰り返している手順を一緒に確認しながら、

どこをVBAで自動化するのか、どこを人の作業として残すのか。

今の仕事に合った方法を一緒に考えます。

「VBAのことは詳しく分からない」という段階でも大丈夫です。

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