Excelの仕事、どこから改善する？最初に整理したい3つのこと

Excelの仕事、改善したいけれど何から始めればいい？

「Excelの作業に時間がかかっている」

「毎回同じような作業を繰り返している」

「ファイルが増えて、管理しにくくなってきた」

仕事をしていると、

「もう少しラクにできないかな？」

と思うことがあります。

でも、いざ改善しようとすると、

「VBAで自動化した方がいい？」

「Accessを使った方がいい？」

「そもそもExcelのままで改善できる？」

と、何から手をつければいいのか分からなくなることもあります。

私は製造業の生産技術業務に25年間携わる中で、ExcelやAccessなどを使いながら、さまざまな業務改善に取り組んできました。

その経験から感じるのは、

最初から使うツールを決めなくてもいい

ということです。

まずは今の仕事を整理する。

そこから改善方法を考える方が、実際の仕事に合った方法を見つけやすくなります。

今回は、Excelを使った仕事を改善するときに、最初に整理したいことを3つ紹介します。

1．時間がかかっている作業を見つける

まず確認したいのが、

「どの作業に時間がかかっているのか？」

です。

例えば、

・複数のExcelファイルからデータを集めている

・毎月同じ集計表を作っている

・何度もコピー＆貼り付けをしている

・必要なデータを毎回探している

・同じ内容を別のファイルにも入力している

こうした作業は、一回だけならそれほど気にならないかもしれません。

でも、毎日・毎週・毎月と繰り返していると、少しずつ時間が積み重なっていきます。

改善を考えるときは、いきなり

「何を自動化しよう？」

と考えるよりも、

「普段、何に時間を使っているんだろう？」

と考えてみる。

それだけでも、改善する場所が見つかりやすくなります。

2．繰り返している作業を見つける

次に確認したいのが、

「何度も同じことをしていないか？」

です。

例えば、

毎月同じファイルを開いて、

同じ場所からデータをコピーして、

同じ形に整えて、

同じような集計をする。

こうした繰り返し作業には、改善できる可能性があります。

場合によってはExcelの機能だけでラクにできることもあります。

作業内容によっては、VBAで自動化できることもあります。

データ量やファイル数が増えているなら、Accessなどを使って管理方法そのものを見直す方法もあります。

大切なのは、

「VBAを使う」「Accessを使う」と最初から決めないこと。

今の仕事を見てから、必要な方法を選ぶことだと思っています。

3．困っている原因を整理する

もう一つ考えておきたいのが、

「なぜ、その仕事が大変なのか？」

です。

例えば、

「ファイルが多すぎて探すのが大変」

「手入力が多くてミスが起きやすい」

「毎回同じ集計に時間がかかる」

「作った人しかやり方が分からない」

同じ「Excelの仕事が大変」という悩みでも、原因はそれぞれ違います。

原因が違えば、改善方法も変わります。

ファイル管理が問題なら、データの持ち方を見直す。

繰り返し作業が問題なら、VBAなどで自動化できないか考える。

入力や集計の方法が問題なら、まずExcelの使い方を見直す。

このように、

困っている原因を整理してから方法を考える

ことで、必要以上に複雑な仕組みを作らずに済みます。

ツールより先に、仕事を見る

業務改善というと、

「便利なExcel機能を覚えないといけない」

「VBAができないといけない」

「Accessを使えるようにならないといけない」

と思うかもしれません。

でも私は、

ツールより先に、今の仕事を見ること

が大切だと考えています。

何に時間がかかっているのか。

何を繰り返しているのか。

何に困っているのか。

そこが分かってから、

Excelで改善するのか。

VBAで自動化するのか。

Accessなどを使ってデータの管理方法を変えるのか。

必要な方法を考えていけばいいと思います。

まとめ

Excelを使った仕事を改善するときは、まず、

1．時間がかかっている作業を見つける

2．繰り返している作業を見つける

3．困っている原因を整理する

この3つから考えてみることをおすすめします。

改善というと、大きな仕組みを作ることを想像するかもしれません。

でも、

毎月30分かかっている作業を10分にする。

何度もやっているコピー作業を減らす。

必要なデータを探しやすくする。

そんな小さな改善でも、繰り返せば仕事は少しずつラクになります。

Excel、VBA、Accessは、そのための手段です。

目的は、今の仕事を少しでもラクにすること。

私はそこから業務改善を考えています。

「何を改善すればいいか分からない」という方へ

「Excel作業をラクにしたいけれど、どこから手をつければいいか分からない」

「Excelのまま改善できるのか知りたい」

「VBAやAccessを使った方がいいのか分からない」

そんな場合は、まず今の仕事を整理するところから始めます。

現在の作業や困っていることを一緒に確認しながら、

Excelで改善するのか、VBAやAccessなどを使った方がいいのか。

今の仕事に合った改善方法を一緒に考えます。

「何を改善すればいいのか、まだ自分でもよく分からない」という段階でも大丈夫です。

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