このExcel、担当者が休んだら誰が分かる？まず確認したい3つのこと

このExcel、担当者が休んだら誰が分かるんやろ

普段は問題なく使えているExcel。

毎日入力して、集計して、必要な資料も作れている。

でも、ふとこんなことを思うことはありませんか？

このExcel、担当者が休んだら誰が分かるんやろ？

入力する場所も分かっている。

集計方法も分かっている。

エラーが出たときの直し方も分かっている。

でも、それを知っているのが担当者だけ。

Excelは動いていても、仕事のやり方が一人の頭の中に入っている状態になっているかもしれません。

今回は、そんな「担当者しか分からないExcel」になっていないか、まず確認したい3つのことを整理してみます。

1．担当者しか知らない作業がないか確認する

まず確認したいのは、Excelそのものより仕事の流れです。

たとえば、

・どのファイルを使うのか

・どこに入力するのか

・どんな順番で作業するのか

・集計結果をどこで確認するのか

・エラーが出たときにどうするのか

こうしたことを、担当者以外の人でも分かるでしょうか？

普段は当たり前にやっている仕事でも、あらためて確認すると、

これ、○○さんしか知らんな……

という作業が見つかることがあります。

そこが、改善を考える一つのポイントです。

2．Excelの中に「分からない」がないか確認する

次は、Excelの中を見てみます。

たとえば、

「この列は何に使っている？」

「この数式は何を計算している？」

「このシートは触って大丈夫？」

「このボタンを押したら何が起こる？」

作った本人には当たり前でも、初めて使う人には分からないことがあります。

VBAで自動化されていても、作った人しか仕組みを分かっていないのであれば、別の意味で担当者に頼った仕事になってしまいます。

一度、

初めてこのExcelを使う人でも分かるかな？

という目線で見てみると、整理した方がいいところが見つけやすくなります。

3．担当者が休んでも仕事を続けられるか考える

担当者しか分からない部分が見つかっても、最初から完璧なマニュアルを作る必要はありません。

まず目指したいのは、

担当者がいなくても、最低限仕事を続けられる状態にすること。

たとえば、

入力する場所を分かりやすくする。

ファイルの保存場所を決める。

必要な作業手順だけ簡単に残す。

Excelの分かりにくい列やシートを整理する。

こうした小さな改善でも、仕事は引き継ぎやすくなります。

大切なのは、

Excelが動いているから大丈夫ではなく、担当者がいなくても仕事が続けられるか

という視点で考えてみることです。

まとめ

普段使っているExcelを一つ開いて、

明日、担当者が休んでもこの仕事はできるかな？

と考えてみてください。

もし、

「ちょっと厳しいかも……」

と思うところがあれば、そこが改善の入口です。

新しい機能を追加したり、すぐに自動化したりする前に、まず今の仕事を整理してみる。

それだけでも、改善できることは意外とあります。

「自分のExcelも担当者しか分からないかも…」という方へ

「担当者しか分からないExcelになっている」

「どこから整理すればいいか分からない」

「Excelのまま改善するのか、AccessやVBAを使った方がいいのか分からない」

そんな場合は、現在の仕事の流れを確認しながら、どこから改善できそうか一緒に整理するご相談も受け付けています。

いきなり大きく作り直すのではなく、

今困っていることを整理して、改善できそうなところを一緒に探す。

そんなところからでも大丈夫です。

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