Excelファイルが増えすぎたとき、最初に見直したい3つのこと

Excelファイル、増えすぎていませんか？

「最新版.xlsx」

「最新版_修正.xlsx」

「今月分.xlsx」

気づけば似たようなExcelファイルが増えて、必要なデータを探すところから仕事が始まっている。

そんなことはないでしょうか。

ファイルが増えてくると、

「どれが本当の最新版？」

「先月のデータはどこ？」

「この数字、どのファイルから持ってきた？」

と、データを使う前の作業に時間がかかるようになります。

私は製造業の生産技術業務に25年間携わる中で、Excelを使った集計やデータ整理、業務改善を行ってきました。

その経験から感じるのは、いきなりAccessやVBAを使うことが改善ではないということです。

まずは今の仕事を整理する。

今回は、Excelファイルが増えてきたときに最初に見直したい3つのポイントを紹介します。

1．同じ種類のExcelファイルがいくつあるか確認する

最初に、

「どんなExcelファイルが、どれくらいあるのか」

を確認してみます。

例えば、

・月ごとに同じ形式のファイルを作っている

・部署や担当者ごとに似たファイルがある

・「最新版」「修正版」が複数存在する

・同じデータを別のExcelにも保存している

こんな状態になっていないでしょうか。

ここでは、まだ改善方法を決める必要はありません。

まず現状を見えるようにすること。

それだけでも、「ここは整理できそうだな」というポイントが見えてきます。

2．毎回やっている作業を確認する

次に見たいのが、Excelファイルそのものではなく、普段やっている作業です。

例えば、

・ファイルを開く

・必要な部分をコピーする

・別のファイルに貼り付ける

・データをまとめる

・集計表を作る

こうした作業を毎日・毎週・毎月繰り返していないでしょうか。

もし、

「これ、毎回同じことをやっているな」

という作業があれば、そこは改善できる可能性があります。

Excelの関数や機能だけでラクになる場合もありますし、作業によってはVBAなどで自動化できることもあります。

大切なのは、最初から難しい仕組みを作ることではありません。

まず「毎回やっている作業」を見つけることです。

3．Excelだけで改善するか、Accessなども使うか考える

Excelファイルが増えてきたからといって、すぐAccessへ変える必要はありません。

Excelのままでも、

・ファイルの整理

・入力ルールの統一

・関数やテーブル機能の活用

・集計方法の見直し

・VBAによる繰り返し作業の自動化

などで改善できる仕事はたくさんあります。

一方で、

データ量が増えてきた

同じ種類のファイルが増え続けている

過去データを探すことが多い

複数のデータを毎回集めている

という状態なら、Accessなどを使ってデータをまとめて管理する方法も選択肢になります。

私自身も実務の中で、大量のTEXTデータをExcelで整理し、Accessで管理したうえで、Excelで集計・見える化する仕組みを作った経験があります。

ExcelかAccessか。

どちらか一つを選ばなければならないわけではありません。

仕事に合わせて、それぞれの得意なところを使えばいい。

私はそう考えています。

まとめ

Excelファイルが増えすぎたときに大切なのは、いきなり新しいツールへ変更することではありません。

まず、

① ファイルの現状を確認する

② 毎回やっている作業を見つける

③ Excelのまま改善するか、別の方法も使うか考える

この順番で整理してみる。

改善するためにExcelやAccessを使うのであって、ExcelやAccessを使うこと自体が目的ではありません。

今の仕事のどこに手間がかかっているのか。

そこから考えることで、改善方法は見つけやすくなります。

「何から整理すればいいか分からない」という方へ

Excelファイルが増えて困っているけれど、

「どこから手をつければいいか分からない」

「Excelのままでいいのか知りたい」

「Accessを使った方がいいのか相談したい」

という場合は、ココナラでご相談を受け付けています。

バラバラになったExcelデータや現在の作業を一緒に整理して、今の仕事に合った改善方法を考えます。