こんにちは！カイゼンラボです。
このブログでは事務作業の改善となるヒントをお届けしています。
とある日常風景
社長「おっ、SlackにNotionかあ。
ITツールはどんどん取り入れないと、遅れてしまう...」
カイゼンラボ「ちょ、ちょっと待ってください！
それ、そもそも導入する必要ありますか？」
社長「新しい技術を導入すれば、より生産性は上がる
じゃないか。それのどこが悪いんだね？」
カイゼンラボ「（若干機能被ってるし）ボソッ
いえ、導入することによって何を成し遂げたいのか
が知りたいのです...」
...とまあ、こんな感じのやりとりが日本全国、
いや世界中の企業で毎日起きているのじゃないでしょうか？
ツール導入前にすべきこと
表題にある通り、ITツールの導入より先にまずやるべきこと
があります。
「これを導入することによって、どんな効果を望んでいるか？」
この問いをするだけなんです。
そう、たったこれだけです。
SlackやNotionは業務連絡に適したツールです。
外部とのやり取りメインがSlack。
外部とのスケジュール共有はNotion。
「言った言わないのトラブル」をのちのち避けることが
できますし、「関係者に一斉配信できる」のがミソ。
これが望んでいる効果です。
これを先に示さないと、導入すること自体が目的となって
しまい、いつの間にか機能しなくなります。
私の体験談
ここで私の苦い経験談をひとつ。
私は最近までクライアントワーク型の事務作業
を担当していました。
クライアントは都会の会社なので、業務はきっと
シンプルになっているんだろうなと淡い期待を
寄せていました。
ところが、予想に反して見たこともないITツールがギッシリ。
まるで「お菓子の詰め合わせパック」ごとく乱立されていました。
しかも覚えることが多いし、使ってても便利な実感が
ぜんっぜん湧かない（笑）
しかも何のために使用しているのかがサッパリ分からない。
つまり、現場にツールの良さが伝わっていない状態なんですね。
一体、かかった導入コストはどうなるのでしょうね？
その分、社員に給与として還元してほしくなりますよね。
このように困ったITマニアさんが現場の作業効率を妨げている
現象が起きているんです。
望んでいる効果を示しなさい
繰り返しになりますが、上記のような状況を防ぐ手段は一つ。
「これを導入することによって、どんな効果を望んでいるか？」
これを明確にし、現場にきちんと説明をしてあげてください。
本当に必要なのかどうかは現場の社員がジャッジしてくれます。
「このITツール、機能被ってない？てか、ホントにいる？」
そんな声が現場から漏れてきてはいないでしょうか？
くれぐれも、ITツールを導入して業務効率化できたと妄信
しないでくださいね。
