こんにちは。食品メーカーでSCMを5年経験してきたHです。
私は子どもが生まれたタイミングで、1年間の育児休業を取得しました。
育休中に強く実感したことがあります。それは「自分がいなくても回る業務」と「自分がいないと止まる業務」が、はっきり分かれていたということです。
今回は、この経験から見えた「業務の仕組み化」の重要性と、SCMの現場でどう活かせるかをお伝えします。
■1年不在にして見えた、属人化の現実
育休に入る前、引き継ぎは一通りやりました。業務の流れを説明し、Excelファイルの場所を共有し、関係者を紹介した。
それでも、復帰後に聞こえてきたのはこんな声でした。
「予測のExcel、どこにどの項目があるのか分かりにくかった」
「安全在庫の数字、なんでこの値なのか根拠がわからなかった」
「結局、前のやり方がわからないから自己流でやっていた」
引き継ぎ資料はあった。でも「なぜそうするのか」「どう判断するのか」が仕組みとして残っていなかったのです。
これは私の引き継ぎの問題でもありますが、それ以上に「業務が属人化していた」ことの問題だと感じました。
■属人化している業務の3つのサイン
振り返ってみると、属人化していた業務には共通点がありました。
①手順を書き出すことが面倒で言語化されていない
「このExcelは、まずこのシートを開いて、ここの数字を手で入れて、次にこっちに貼り付けて……」という手順が、どこにも書かれていない。今まで口頭で引き継ぐほうが楽で言語化されなかった。
②判断基準が「感覚」になっている。
「在庫がこれくらいなら大丈夫」「この商品は多めに持っておいたほうがいい」——経験に基づいた判断は正しいことも多いけど、その基準が数字で定義されていないと、担当者が変わった瞬間に判断の質が変化する。
③Excelの構造を本人しか理解していない。
関数が複雑に入り組んでいて、どのセルが何を計算しているのかわからない。触ると壊れそうで誰も手を出せない。
■仕組み化とは「自分がいなくても同じ品質で回る状態」を作ること
育休の経験から学んだのは、仕組み化の本質は「誰がやっても同じ結果になる」状態を作ることだということです。
これはSCMの業務改善においても、まったく同じことが言えます。
需要予測の手順を明文化する。安全在庫の計算ロジックをExcelに組み込んで、パラメータを変えるだけで誰でも更新できるようにする。在庫ステータスの判定をIF関数で自動化して、判断をできる限り人に依存させない。
特別なシステムは不要です。Excelのフォーマットを「誰でも使える形」に整えるだけで、属人化は大幅に解消できます。
■属人化を防ぐと、何が変わるのか
「仕組み化が大事なのはわかるけど、具体的に何が良くなるの？」という声もあると思います。私が育休前後の経験から実感したメリットを4つ挙げます。
① 担当者の異動・退職で業務が止まらなくなる。
これが最大のメリットです。手順とロジックが組み込まれていれば、引き継ぎは「このファイルを使ってください」で済みます。引き継ぎ期間が1ヶ月から1日に短縮できるイメージです。
② 業務の品質がブレなくなる。
判断基準が「感覚」ではなく「ルール」になるので、誰がやっても同じ品質の結果が出ます。たとえば在庫ステータスの判定が自動化されていれば、ベテランでも新人でも同じ基準で発注判断ができます。
③ ミスが見つけやすくなる。
業務が見える化されると、どこで何が起きているかが透明になります。「なぜ先月欠品したのか」「予測がズレた原因は何か」をデータから追えるようになるので、同じミスの繰り返しが減ります。
④ 改善のスピードが上がる。
仕組みがあれば、「ここを変えたら精度が上がるのでは」という仮説を検証しやすくなります。属人化した業務では改善が担当者個人の努力に依存しますが、仕組み化された業務では組織として改善を回せるようになります。
つまり、属人化の解消は「リスク回避」だけでなく、業務の品質向上とスピードアップにも直結するということです。
「自分がいなくなったら」を想像してみてください
育休だけでなく、異動、退職、体調不良——担当者が突然いなくなるリスクは、どの組織にもあります。
そのとき、今の業務は回りますか？
もし「あの人がいないと困る」業務があるなら、それは属人化のサインです。仕組み化を始めるタイミングは、今が一番早いです。
■業務の仕組み化、お手伝いします
私は食品メーカーのSCM部門で、需給管理・在庫適正化・販売予測などの業務に5年間携わり、自身の育休経験から「属人化しない業務設計」の重要性を実感してきました。
以下のようなサービスを提供しています。
Excel業務フォーマット作成：在庫管理シート、需要予測、発注判断テンプレートなどを作成します
SCMコンサルティング：業務フローの可視化、属人化の解消、予測精度の改善など、課題に合わせたアドバイスを行います
「うちの業務、属人化してるかも」と思ったら、まずはお気軽にメッセージでご相談ください。
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