「ここに入力して、こっちは触らないでください」
そう説明したつもりなのに、数日後にファイルを開くと、関数が消えている。
・参照先がずれている。
・なぜか古いファイルに入力されている。
作った本人からすると、難しくしたつもりはないかもしれません。
むしろ、できるだけ簡単にしたつもりだった。
それでも、他の人が使うとうまくいかない場合があります。
毎回同じところでつまずく。
そのたびに説明が必要になる。
こうしたExcelは、現場で生まれやすいです。
理由のひとつは、作った人の頭の中にだけある前提が、ファイルの中に残っていないことが多いからです。
・どこに入力するのか。
・どこは触ってはいけないのか。
・どの順番で作業するのか。
・間違えたときに、どこを見ればよいのか。
作った本人には自然に見えていても、初めて使う人には見えにくい場合があります。
その結果、担当者が変わるたびに同じ説明を繰り返すことになりやすいです。
異動や退職のたびに、前任者のExcelを読み解くところから始まる場合があります。
引き継ぎもせず異動していく側は、「また自分が戻る」前提では考えていないことが多いです。
さらに困りやすいのが、「最新版どれ？」問題です。
デスクトップに保存したファイル。
共有フォルダにあるファイル。
メールで送られてきたファイル。
名前だけ少し違うファイル。
どれが正しいのか分からなくなりやすいです。
気づかないうちに、古いデータで作業してしまう場合もあります。
関数を壊される経験が増えると、作った人は警戒しやすくなります。
「ここはロックしたい」
「できれば触らせたくない」
「結局、自分がやったほうが早い」
そう感じる場面もあると思います。
ただ、その状態が続くと、Excelは便利な道具というより、担当者に依存した業務になりやすいです。
ここで見直したいのは、問題を「使う人のスキル不足」だけで片づけないことです。
もちろん慣れは必要です。
でも、毎回同じ場所で迷うなら、ファイルの設計に原因がある場合があります。
入力する場所と、計算する場所。
確認する場所と、印刷する場所。
これらが混ざっていると、使う人はどこを触ればよいか判断しづらくなりやすいです。
逆に、入力と出力を分けるだけでも、迷いは減りやすいです。
最初に開く画面を決める。
入力欄だけ色をそろえる。
触ってほしくない部分は見せ方を変える。
必要な作業をボタンひとつで進められるようにする。
こうした工夫で、Excelは「分かる人だけが使うもの」から、「誰でも同じ手順で使いやすい仕組み」に近づける場合があります。
自分しか分からないExcelは、今すぐ大きな問題に見えないかもしれません。
でも、担当者が休む。異動する。引き継ぎが発生する。
そのタイミングで、会社のリスクとして表に出てくる場合があります。
「自分しかわからないExcel」が気になっている方は、下記からそのままご相談ください。
今使っているExcelファイルを見ながら、どこを整理できるか一緒に確認します。
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