◆前回の概要
前回は「タイムカードによる勤怠管理」についてご紹介しました。
タイムカードはそのコストの低さや使用の手間を最小限に留めることができることから、中小企業にはもってこいの勤怠管理方法となります。
管理は多少煩雑となりますが、高機能のタイムレコーダーであれば勤怠情報の集計やPCへの連携機能が備わっているものもあるため、そのデメリットをカバーすることも可能です。
詳細については前回の記事をご覧ください！
ですが、勤怠管理方法として、タイムカードが最適な方法とはいえません。
2019年の法改正により、これまで以上に適正な勤怠管理を行う必要が出てきています。
では、どういった方法で管理していけば良いのか？
今回は勤怠管理システムを使った勤怠管理についてご紹介したいと思います！
◆勤怠管理システムによる勤怠管理
勤怠管理システムは、従業員の労働状況を管理できるシステムです。
出退勤の打刻だけにとどまらず、休暇や残業申請/承認といった管理も行えるのが大きな特徴です。
タイムレコーダーでは実不可能なリモートワークやテレワークにも対応できる優れものです。
また、2019年の労働基準法の法改正により、「労働時間を正しく把握すること」が求められています。
勤怠管理システムではそれらの課題をクリアすることができ、近年では導入する企業が急増しています。
コロナの後押しもあって勤怠管理システムの開発メーカーは基本的にはウハウハ状態です！
◆勤怠管理システムのメリット
◇正確な労働時間を集計
勤怠管理システムは、スマホ・PC画面・ICカード・生体認証などを用いて、ワンタッチで打刻できる製品が多くあるため、勤務表への入力ミスや打刻漏れの防止に貢献します。
打刻時間の修正権限を「付与する」or「付与しない」といった設定もできるため、タイムレコーダーでは可能であった「不正な打刻」も撲滅できます！
◇勤怠申請の申請/承認がどこでも可能
先にも触れましたが、遅刻・早退・欠勤、休暇、残業といったあらゆる申請/承認が可能となります。
これによって、これまでは無申請/無承認で行っていたり、紙で管理したものがすべてシステム内に集約・完結し、大幅な時間削減が期待できるんです！
しかも、スマホやPCからもアクセスできるクラウド型なら、場所を問わずに使用できます！
データは基本的にクラウド上にも保存されるため、データ保管に困ることもありません！
◇法改正への対応
労働基準法等の法改正に対応していることは大きなメリットです！
法改正は頻繁に実施されるため、対応漏れによる企業には罰則のリスク付き纏います。
近年では残業の上限時間に大きな規制が入り、36協定の締結には十分な注意が必要となりました。
（36協定についてはこちらの記事をご参照ください）
そういった課題をクラウド型の勤怠管理システムでは解決してくれるのが大きなメリットといえます！
法改正の際には対応方法を連絡をしてくれたり、自動更新機能も備わった製品もあります。
対応による労力や時間といった企業の負担を削減できるところもかなりおいしいです！
◇給与システムとの連携
勤怠管理システムの多くは勤怠データをCSVで出力できます。
出力したデータを給与システムに取り込むことで、効率的かつミスのない給与計算が可能となります！
勤怠・給与システムが同メーカーであればワンクリックで連携できる夢のような製品もあります！
工程の削減によって余計な負担をさらに軽減させましょう！
◆勤怠管理システムのデメリット
◇コストが高価
勤怠管理システムは導入費用は無料のものもありますが、月々のランニングコストが発生します。
長期的な視点で見ると、タイムカードによる勤怠管理よりも高額となるケースが多いのが現状です。
従業員1人につき数百円から利用できる製品もあれば、サーバー構築や保守費用などで数百万円かかるものあります。
独自の就業形態や雇用形態に合わせようとすると、カスタマイズ費用として別途発生する場合もあります。
柔軟的に対応できる反面、コストが高額なのは仕方のないことではありますが、、、
◇導入に手間がかかる
システムの検討から導入、安定した稼働を実現するためには、多くの工数がかかります。
自社の雇用形態や就業形態・勤務地・社内制度などを把握したうえで、
対応できるシステムかどうかを検討する必要があります。
また、導入後はシステムをしっかりと利用してもらうために、システムの操作方法やルールを従業員へ周知しなければなりません。
システムの定着には想像以上の時間がかかります、、、
＊私の経験では1年以上かかりました。
それでも完全な定着とはいえない状況です。
まあ、従業員が500人以上いるので仕方のないことかもしれませんが、、、
従業員の負担も大きくなるため、導入後の数ヶ月は多少なりとも事業活動に悪影響を及ぼす可能性もあります！
◇費用対効果が見えにくい
せっかく高額な費用を払っているにもかかわらず、その効果は大変見えづらいものです。
勤怠管理システムの導入は直接的に売上に貢献するものではありません。
導入によって、業務効率の向上、ミスや不正の防止に繋がりますが、果たしてそれが費用に見合ったものなのか？
その判断はとても難しいのが現実です！
◆勤怠管理システムの選び方（総括）
◇安い製品から検討する
まず、一番のデメリットである「高額なコスト」に注目しましょう。
高額なコストが発生する場合は、機能が充実していますが、果たしてそんな機能を使いこなす必要があるでしょうか？
1人〜10人規模の企業であれば、格安のシステムでも十分であるといえます。
テレワークやリモートワーク制度を導入していない企業であれば、そもそも勤怠管理システムを利用する必要なんてないかもしれません。
◇サポートが充実しているか
システムである以上は、なにか不具合や予期せぬことが起きる場合もあります。
そこでサポートチャットですぐに対応方法を教えてくれる、もしくはサポートサイトに解決方法が明記されている、といったサポートの充実性は大きな保険となり得るでしょう！
すぐに解決できないのであれば、その間、勤怠管理もできないということになりますので、、、
◇終わりに
いかがでしたでしょうか？
勤怠管理システムによって正確に・柔軟に管理できる反面、コストが高額であったり、運用が難しかったりとデメリットもあります。
もし、勤怠管理システムの導入が難しいという場合は、前回ご紹介した高機能のタイムカードでも事足りるかもしれません。
それを加味した上で、慎重に勤怠管理方法を検討しましょう！
（前回のブログです）
