◆前回の概要
前回は「給与計算ソフトの選び方」についてご紹介しました。
社員が入社して諸々の手続きも完了すれば、給与計算の準備はおおかた整ったといえますが、給与計算をするためのソフトが必要になります。
中業企業の場合は以下の条件を満たしているソフトがオススメです。
・コストが安い
・法改正への対応
・労務・税務管理ソフトへの互換性
詳細については前回の記事をご覧ください！
でも、まだ続きがあります。
給与を支給するということは、「労働者が使用者に労働時間を提供している」ということになります。
では、その労働時間をどうやって把握すれば良いのか？
今回は労働時間管理に必要な方法をご紹介したいと思います！
長文となりそうなので２回に分ける予定です！
今回はタイムカードによる勤怠管理方法についてお話します！
◆タイムカードによる勤怠管理
バイト経験のある方であれば一度はタイムレコーダーを使ったことはあるのではないでしょうか？
タイムカードをこのタイムレコーダーに入れることで始業時間や終業時間を打刻してくれる機械ですね！
ほんの2～3秒で処理してくれるので大変優れものです。
◆タイムカードのメリット
◇コストが安価
タイムカードを利用する際のメリットとして、コストが安いことが挙げられます。
1台のタイムレコーダー、インク、人数分のタイムカードを用意するだけの費用となります。
Amazonで軽く調べてみたのですが、タイムレコーダーは10,000円～20,000円で購入できます。
インクは純正品であっても2,000円程度。
タイムカードは100枚で1,000円程で買えますので、最低限の費用に抑えることができます！
思わずポチっとしてしまいそうです！
基本的な機能はどの製品も大差ないのでレビューが良いものを選べばまず問題ないでしょう！
◇使用が簡単
タイムレコーダーは簡単に使用できます。
利用者は、毎日の出勤・退勤時に自分のタイムカードをタイムレコーダーに挿入するだけで出退勤の打刻記録が行えます。
IT等に明るくない方でもすぐに使用方法を覚えることができます。
◇勤怠情報を誰でもすぐに参照できる
タイムカードは基本的に事務所の出入口付近に設置するため、誰でも従業員のタイムカードを参照することができます。
何かトラブルが発生したときなど、タイムカードを参照することで、担当者を特定できるため、対処方法などを考えることが可能となります。
◆タイムカードのデメリット
◇管理に手間と時間がかかる
タイムレコーダーを使った勤怠管理は簡単ですが、管理に手間と時間がかかるというデメリットがあります。
タイムカードは従業員の労働時間を記録した書類ですが、その情報を使い終わったらすぐに捨てる、といったことはできません。
労働基準法では、労働関係に関する重要な書類について、「3年間保存しなければならない」とされています。
「従業員ごとに」もしくは「月別に」保管するのが一般的ですが、3年間ともなるとけっこうな分厚さになります。
従業員数に応じてその量も増えるので紛失しないように注意しましょう！
◇不正打刻のリスクがある
以下のような不正のリスクがあります。
・遅刻しているのに同僚にタイムカードを打刻してもらう
・上司の勝手な判断で残業時間が記録されない
タイムカードは労働時間の修正が容易に行えてしまう管理方法でもあるのです。
◇集計の労力が高く、ミスのリスクもある
タイムカードは、勤怠の締日に回収して、その情報を基に打刻データをExcelへ転記したり、給与計算ソフトに手入力する作業が必要となります。
そのため、転記するのに時間や労力がかかるうえ、手作業による集計ミスは避けられない問題です。
◇「時間を意識させる」のが難しい
タイムレコーダーでは申請・承認といったプロセスができません。
そのため、時間に対する意識が薄れ、残業に対しても恒常的となってしまう恐れがあります。
アルバイトなどの時間給の社員であれば、あえて労働時間を延ばす、と考える人も出てくるかもしれません。
◇テレワークや直行直帰に対応できない
タイムレコーダーにタイムカードを挿入するという物理的に行為による勤怠管理のため、テレワークや直行直帰といった事務所外での打刻ができません。
テレワーク制度を導入している企業ではタイムレコーダーは論外となります。
◆タイムレコーダーのオススメ機能
これまでタイムレコーダーの基本的な性能(メリット・デメリット)を紹介してきました。
実はさらにお金を積めばより高性能なタイムレコーダーを購入することができます！
デメリットを少しでも排除できるオススメ機能ですの要チェックです！
◇集計機能付き
先述した通り、タイムレコーダーは一般的に出勤時間と退勤時間を打刻する機器となりますが、それに加えて勤務時間や残業時間の集計機能が搭載されているものがあります。
この機能があれば、集計ミスのリスクを軽減させ、その労力もかなり抑えることができます。
時間給の場合だと休憩時間が45分の日もあれば60分の日あったりして、うっかり勤務時間の集計を間違えることがありますが、
そういった心配からおさらばできます！
◇PCとの連携
打刻したタイムカードの情報はExcelや給与計算ソフトへ手入力するのが一般的ですが、手入力という煩わしい工程を省くこともできます！
タイムカードの情報をPCへ送信できる機能です！
タイムレコーダーの情報をCSVファイルで保存し、USBなどでPCに送信します！
このCSVファイルを加工すれば給与計算ソフトへアップロードする、といったことも可能になります！
また、中には給与計算ソフトへデータを直接送信する製品なんかもあります！
◆タイムレコーダー選びで重視すべき点（総括）
これまでご紹介してきたことをまとめます！
タイムレコーダーは基本性能のみ備わっているのものであれば、1万円で購入できます。
しかし、その基本性能だけでは今の時代は十分とはいえないのが正直なところです！
先に挙げたデメリットを少しでも低減させるような製品を用意するのがベストでしょう！
具体的には、管理や集計を簡略化させるものです！
勤務時間の集計機能や、PCへの送信機能が備わっていれば、大きく企業の負担を軽減させることができます！
これらのタイムレコーダーは2万5千円〜5万円程の価格で、通常の数倍の値段となりますが、
時間・労力といった負担の大きさと天秤をかけると、初期投資しておいた方が合理的かと思います！
また、タイムレコーダーは勤怠管理システムと比べるとランニンコストもほとんどかからないため、費用としてはかなり安価といえます！
タイムレコーダーで勤怠管理をする場合はケチらずに高性能なものを選ぶことをオススメします！
次回は勤怠管理システムについて解説したいと思います！
乞うご期待を！
（前回のブログです）
