◆前回の概要
前回は社員を雇った際に、給与計算をするための必要手続きについてご紹介しました。
ざっと以下がその内容となります。
・マイナンバーの回収
・「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の回収
・「特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」の提出
・「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」の提出
・「雇用保険被保険者資格取得届」の提出
訳の分からない言葉が羅列していますね。
詳細については前回の記事をご覧ください！
これらの対応をして、初めて給与計算が可能となります。
とはいえ、具体的にどうやって給与計算すればいいのか？
電卓？
Excel？
専用ソフト？
いろいろ選択肢はありますが、給与計算未経験の方には給与計算ソフトを利用されることをオススメします！
そこで、今回は給与計算ソフトの選び方についてご紹介したいと思います！
◆そもそも給与計算ソフトとは？
給与計算ソフトとは、社員の勤怠情報をもとに給与計算・給与明細書の作成を自動で行うソフトウェアです。
社会保険料や所得税も自動計算されるため、給与計算の知識に乏しい方でも利用しやすいのが大きなメリットです。
市販のソフトは数えきれないほど存在しますが、簡単なサポート機能がついていることが多く、利用の敷居は低いといえるでしょう！
ソフトによっては、社員情報の機能が充実していて、マイナンバーの管理ができるものも存在します。
社員情報等も一元管理できると業務効率の大幅アップが期待できます！
◆会社の規模に適しているか？
給与計算ソフトは零細企業～大企業向けといった様々な種類があります。
同じメーカーであっても、プランによってターゲットとなる会社の規模が変わったりもします。
◇小規模向け
給与計算のみを行える特化型ソフトで十分と考えています。
先述した、一元管理などは大変魅力的でありますが、対象人数が少なければ給与計算はソフトで、人事管理はExcelで、といった管理でも大きく効率が悪くなることはありません。
◇中規模向け
雇用形態や給与体系、手当や控除項目を自由にほぼ制限なく登録できるソフトをオススメします！
規模が大きくなれば、以下のように多様化する可能性があります。
それらに対応できるか確認が必要です！
☆雇用形態
・役員
・正社員
・パート
・出向
☆給与体系
・時給
・日給
・月給
・年俸
☆各項目
・資格手当
・住宅手当
・社宅費
・団体保険料
◇大規模向け
給与計算に関係する各計算式を自由に設定し、複雑なものはサポートに依頼できる場合もあります。
ただ、その際には給与計算に関わる法令がしっかりと身についていないといけません。
また、使用するメニューがかなり多いため、システムへの理解に時間を要します。
給与計算を始めて行う方は絶対に「大企業向け」は選ばないようにしましょう！
◆ランニングコストを支払えるか？
かなり大事お話です。
給与計算は一部を除いては基本的に有料です。
そして、給与計算は毎月行う必要があることからランニングコスト(月額費用)が発生します。
その他にもイニシャルコスト(初期費用)やアップデート費用(法改正対応等)等も支払う場合もあります。
ソフトを導入する際は、これらのコストも含めた総費用を抑えることが重要です。
ランニングコストでいえば、
安いものは月1,000円程～
高いものは月100万円程～
といった大きく差が出てきます。
コストの高いものほど、機能やサポート対応が充実していますが、そのコストを支払うほどの価値があるのか、会社として支払えるコストなのか、などを把握しておく必要があります。
◆法改正に対応しているか？
給与計算ソフトは所得税や社会保険料も自動計算してくれますが、
その税率や料率は高頻度のものだと半年に1回改定されることがあります。
そういった法改正に自動で対応してくれる機能はマストで欲しいところです。
しっかりと法改正を認識して、それをシステムに反映させることができるのであれば、必要ない機能かもしれません。
ただ、法改正の際には会社に書面で通知が届きますが、取引先やら公官庁やら様々な書面が送られてくると、法改正を見落とすことも多いです。
特に公官庁からの通知はどうもわかりづらいです！
内容を誤認されないよう細心の注意を払って色々と書いてくれるためだと思いますが、、、
◆労務税務関連の処理へ対応しているか？
給与計算を行うにあたって、避けられないイベントがあります！
代表的なものは以下の通りです。
・年末調整
・社会保険の定時決定
・労働保険の年度更新
社会保険の定時決定についてはこちら！
労働保険の年度更新についてはこちら！
これらを自動で計算・作成してくれる機能がついてくると大変嬉しいです！
自身で行う場合は、かなりの労力と時間を要してしまいます。
しかも、その計算内容が正しいかどうかをチェックしてくれる人もいないとなるとかなり大変です。
特に年末調整は度重なる法改正で給与計算経験の長い人であっても思わぬミスをしてしまうものです。
これらの年次業務は外注する、ということであれば問題ないですが、そうでない場合は、機能が付いているかどうかしっかりと確認しましょう！
◆その他の労務・税務管理ソフトとの連携は？
労務管理、税務管理は給与計算だけではありません。
勤怠情報、人事情報、会計など、行わなければいけないことは山ほどあります。
給与計算ソフトを導入する際は、既に導入している勤怠管理ソフトや会計ソフトとの互換性・連携機能が高いと業務効率化につながります。
☆連携した場合
①勤怠管理ソフトで「勤怠確定」
②給与計算ソフトに自動連携
③給与計算
④給与計算ソフトで「仕訳連携」
⑤会計ソフトに給与計算情報が自動仕分けされる
＊ほとんどの作業がワンクリックで完結します！
☆手動で行う場合
①勤怠管理ソフトで勤怠データの出力
②給与計算ソフトに手入力
③給与計算
④給与計算ソフトで仕訳データの出力(この機能もないかもしれません)
⑤会計ソフトに仕訳情報を手入力
＊手作業のためミスが発生するリスクが高まり、多くの時間がかかります。
現時点で勤怠管理ソフトや会計ソフトを使用していない場合は、導入を検討している給与計算ソフトのメーカーが他のソフトも販売しているか確認しましょう！
同メーカーであれば互換性はほぼ間違いなくあります！
◆総括
この製品を買えば間違いなし！
なんてことはありません。
これまでお話しした内容を加味したうえで、製品を検討する必要があります。
ただ、中業企業(1人～9人)の場合は以下を重視することをオススメします！
・コストが安い
・法改正への対応
・労務・税務管理ソフトへの互換性
事業が安定していないときに余計なコストはかけたくないのが本音かと思います。
小規模の会社であれば安い製品でも十分に力を発揮してくれます。
また、法改正といったややこしいことをいちいち理解してシステムに反映させるのは大変時間がもったいないです。
他のソフトとの連携がしっかりしていれば、その分、事業活動に集中できます。
これらに留意して給与計算ソフトを選ぶようにしましょう！
ちなみに、私でしたら給与計算ソフトがなくても給与計算が可能です。
給与計算ソフトにお金はかけたくないけど、給与計算は正確に行いたい！
そんな方は是非以下のサービスのご利用をご検討ください！
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