◆前回の概要
前回は「勤怠管理システムによる勤怠管理」についてご紹介しました。
勤怠管理システムはその充実した機能によって、より正確な管理を行うことができます。
・正確な労働時間の集計
・場所を選ばない勤怠申請や承認
・法改正への対応
・給与システムとの連携
これらの機能のおかげで企業の負担を大幅に軽減させることができます。
とはいえ、その分コストがかかったり、導入に時間を要したりと大変な一面もあります。
メリットとデメリットを加味しながら様々な製品を比較検討する必要があるでしょう。
詳細については前回の記事をご覧ください！
給与計算に関してこれまで様々な事柄をご紹介してきました。
・社員採用後の必要手続き
・給与計算ソフトの選び方
・勤怠管理方法
多少順番は前後してしまいますが、
給与計算ソフトと勤怠管理方法を確定させ、社員の必要手続きが完了すれば、あとは給与計算して結果を従業員に振り込むだけです！
今回はその完結版である給与計算の流れをご紹介したいと思います！
是非、最後までご覧ください！
◆勤怠管理システムの初期設定
まずは導入した勤怠管理システムの初期設定を行います。
主な設定内容は以下の通りです。
・所属(○◯営業部など)
・雇用区分(正社員、アルバイト社員など)
・社員(すべての社員)
・定時や休憩時間
・他ソフトとの連携(給与計算ソフトなど)
社員を採用した時点でこれらは確定しているはずだと思いますので、そこまで大変な作業ではありません。
社員数が多いときは相応の時間を要してしまいますが、、、
登録社員が100人を超える場合はメーカーに登録を委託するのもアリです！
別途料金は発生しますが、ミスなく登録することができます！
また、給与計算ソフトと同メーカーである場合は、この時点で連携の設定をしてしまいましょう！
◆給与計算ソフトの初期設定
続いて、給与計算ソフトの初期設定を行いましょう！
ソフトによって異なるため設定方法については割愛しますが、大きな影響のある設定は以下の通りです。
・会社情報
・各項目(勤怠・支給・控除)
・所属(○◯営業部など)
・雇用区分(正社員、アルバイト社員など)
・社会保険(管轄都道府県など)
・他ソフトとの連携(勤怠管理システムや会計ソフト)
・その他(時間外手当の計算式など)
勤怠管理システムよりもボリューミーです！
まずは必要最低限の設定を行いましょう！
すべて穴埋めしても結局使わない欄も出てきてしまうため、メンテナンスの時間がもったいないです！
また、勤怠管理システムよりも難しい用語(月平均所定労働時間など)が出てくるため、不安な場合は必ずサポートのFAQなどを参照しましょう！
１つの設定ミスで全体に影響を及ぼす可能性もあります！
勤怠管理システムや会計ソフトとの連携設定も忘れずに行います！
◆社員情報登録
給与計算ソフトの初期設定が完了したら社員登録します。
これもまた量が多いです！
・氏名
・生年月日
・性別
・税区分
・住所
・所属
・雇用区分
・入社年月日
・社会保険
・労働保険
・所得税
・家族情報 ...etc
挙げるとキリがないです！
入力漏れがあると、社会保険料や所得税が正しく天引きされなくなることもあります！
ここでも難しい用語が出てくるので、必ずサポートページを参照しながら埋めていきましょう！
◆勤怠データの反映
勤怠管理システムと給与計算ソフトの設定が完了したら、いよいよ大詰めです。
勤怠管理システムの情報を給与計算ソフトに反映させます。
方法として、主に以下3パターンがあります。
・勤怠管理システムからワンクリックでデータ反映
・勤怠管理システムからデータをCSV出力し、給与計算ソフトへ取り込む
・勤怠管理システムから出力したCSVファイルを基に給与計算ソフトへ手入力
互換性の高い(同メーカー)ものであればワンクリックでの反映も可能ですが、
そうでない場合はCSVデータのエクスポート/インポートが一般的です。
給与計算ソフトへの手入力はできるだけ避けましょう！
手間がかかる上に入力ミスのリスクも大きいです！
◆給与計算
すべてのデータ反映が完了しました。
ついにこの時がやってきたのです。
「給与計算」
反映させた情報を基に、社会保険料や所得税を計算、支給額・控除額の合計、そして、振込額を算出します。
これらをすべて手計算しようとすると大きなミスのリスクがありますが、システムだと正確にスピーディーに行ってくれます。
とは言ったもの、ソフトによっては「給与計算」というメニューがないかもしれません。
勤怠や各種手当などを入力するごとに自動計算してくれるソフトがあります。
そして、基本的にはシステムへ入力すると自動保存されます。
「Ctrl＋z」で元に戻したり、「1時間前の状態」に戻す、といったことはできないため、慎重に入力しましょう！
◆給与明細出力・設定
給与計算が完了したらあとは給与明細の処理をして完了です！
給与明細は従業員に配布する義務があるため抜かりなく行いましょう！
紙で配布する場合は、給与計算ソフトでPDF出力した給与明細を印刷します！
メールで送る場合はPDFファイルを添付してメール送信しましょう！
給与計算ソフトからメール送信する機能がついている場合もあります。
送信日時なども指定できるため、少しでも負担を軽減させたい場合は積極的に利用しましょう！
◆総括
いかがでしたでしょうか？
やることは正直結構ありますが、その多くは初期設定を占めています。
初期設定さえ完了してしまえば、毎月の給与計算で大きな負担となることはほとんどありません！
初期設定で挫折せずになんとかシステムを使いこなすことをオススメします！
慣れてしまえば給与計算は本当に簡単です！
不明な点がありましたら、お気軽にご連絡を頂ければと思います！
システム設定などのお手伝いも可能です！
(前回のブログです)
