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年明けのタイミングや4月の新年度スタートのタイミングで起業する方もおられると思います。ぜひ、起業のタイミングで就業規則も一緒に用意してみてはいかがでしょうか。「今はまだ一人で始めたばかりだから」とお考えになる方が大多数と思います。就業規則は、従業員の働き方や待遇、人事などのほか、守るべきルールを一つにまとめた、「会社のルールブック」です。事業を立ち上げた段階で会社としてのルールがしっかり定まっていれば、後に従業員を雇い入れた際には、そのルールに基づいて管理すれば良いことになりますから、採用から実際の雇い入れ後まで、円滑に進むことが期待できます。会社のルールがあらかじめ定まっていれば、雇い入れ時に従業員となるべき方にルールや条件を明示することができるため、会社と従業員との間で認識の食い違いを防ぐことができ、良好な関係の構築にも役立ちます。ある程度事業規模が大きくなり、会社ルールが暗黙のうちに固まってしまった状態で、就業規則で全く新しいルール作りをしてしまうと、逆に社内で混乱が生じてしまう可能性もあります。だからこそ、就業規則はできる限り早く用意して頂くことが、より効果的と考えます。

ChatGPTを社内で使うルールとはChatGPTは便利なAIですが、社内で使う場合は個人利用とは違う考え方が必要です。便利だからといって自由に使うだけでは、情報管理や業務品質の面で問題が起こる可能性があります。そのため、社内で活用するときは、あらかじめ使い方のルールを決めておくことが大切です。ここでは、ChatGPTを社内で使うときに整理しておきたい基本ルールを確認します。ChatGPTを社内で使うときに決めたい基本ルール情報を入力しない社内利用で最初に決めておきたいのは、入力してはいけない情報の範囲です。例えば・顧客情報・社内の未公開資料・契約内容・個人情報・売上や原価などの機密数値このような情報は、そのまま入力しないルールにしておく必要があります。社内で使う場合は、まず情報管理の線引きを明確にすることが重要です。下書き用途を基本にするChatGPTは便利ですが、最終版をそのまま作るより、下書き用途として使う方が安全です。例えば・メール文の下書き・説明文のたたき台・記事構成案・会議メモの整理このように、まずは補助的な使い方を基本にすると、社内でも使いやすくなります。最初から完成品を任せるより、運用しやすい形です。最終確認は人が行うChatGPTの回答は便利ですが、内容が常に正確とは限りません。そのため、社内で使う場合は最終確認を人が行うルールが必要です。例えば・事実確認・表現チェック・社内方針との整合確認・公開前チェックこのような確認を人が行うことで、AI利用のリスクを減らしやすくなります。使う目的を限定する社内で導入するときは、最初から何でも使える状態にするより、使う目的

労働基準法では、常時使用する労働者が10人以上の場合、就業規則の作成と届出の義務が生じます。就業規則を作成する機会・タイミングは様々あると思います。例えば、常時使用する従業員数が10人に達した、ということもあるでしょう。しかし、理由やタイミングはそれだけではないと思います。就業規則は、従業員の労働条件（例えば、労働時間や休日、賃金の取扱い、退職に関すること）のほか、従業員として守るべきルール（服務規律）や、万が一、規則に違反した場合のペナルティ（懲戒）なども内容に盛り込んで規定することが一般的です。つまり、会社のあらゆることをまとめた「ルールブック」が、就業規則です。ですから、就業規則は従業員数にとらわれず、1人でも従業員を雇用している場合には、ぜひ会社に備えて頂きたいと思いますし、起業したての会社様であっても、同様に今後の従業員の採用を見据えて、ぜひ備えて頂きたいと思います。もちろん、会社を立ち上げてから一定程度年数が経ち、社内ルールがある程度確立（不文律として）している場合であっても、これを明文化して今いる従業員さんはもちろん、これから入社する方々にもルールを「見える化」することは大切な事です。

ChatGPT や Claude、Microsoft Copilot などの生成AIを業務で使う場面が増えています。 文章作成、議事録要約、メール文面の作成、提案書の構成案づくりなど、便利に使える場面は多いです。 一方で、業務利用で最初に迷いやすいのが、 「何をAIに入力してよいのか」 という判断です。 たとえば、以下のような情報です。 ・顧客名 ・案件名 ・議事録 ・契約書 ・見積金額 ・社内資料 ・ソースコード ・APIキーやパスワード ・社員や顧客の個人情報 生成AIを業務で使うこと自体を、過度に怖がる必要はありません。 ただし、社内ルールがないまま利用が広がると、社員ごとに判断がバラバラになりやすいです。 ある人は顧客名を伏せる。 別の人は議事録をそのまま貼る。 さらに別の人はソースコードや社内資料を入力する。 この状態になると、あとから使い方を揃えるのが意外と大変です。 そのため、最初から分厚い規程を作るよりも、まずは「入力OK/NG」の考え方を簡単に決めておく方が現実的です。 まずは3分類で考える 最初は、細かく決めすぎる必要はありません。 まずは、以下の3つに分けると整理しやすくなります。 OK：機密情報・個人情報・社外秘情報を含まないもの 例：一般的な文章の言い換え、公開済み情報の要約、一般論のアイデア出し 要注意：内容によって判断が変わるもの 例：議事録、提案書、見積書、顧客向けメール、ソースコードの一部 NG：初期ルールでは入力しない方がよいもの 例：APIキー、パスワード、アクセストークン、個人情報、契約書本文、未公開の顧客資料 ポイントは、「全部OK」か