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最近、発達障害のグレーゾーンに関する漫画を読みました。そこで描かれていた「白黒思考（0か100か）」や、曖昧な指示への戸惑い。これ、実はグレーゾーンに限った話ではなく、「すべての新人研修・部下育成」の現場で毎日起きていることではないでしょうか。●『絶対失敗したくないマン』に「うまいことやって」は禁句経験の浅い新人は、失敗を極度に恐れる『絶対失敗したくないマン』です。そんな彼らに「うまいことやって」「適当に良い感じに」という指示は恐怖でしかありません。過去に成功体験（紐付け）がない限り、脳がフリーズしてしまいます。●夫に言われた「母娘の会話がわからない」の衝撃私の個人的な話をさせてください。同居する実母と私が「あれがこうで、それが〇〇だって」と話していると、夫から「何言ってるか分からない」と言われます😂私たちは朝から一緒にいて【前提の情報値】が同じだから通じるだけ。これ、職場の先輩と新人でも同じことが起きていませんか？既存メンバーにとっては「普通」の専門用語や業界の「そこそこのやり方」が、新人にとっては宇宙語なのです。「わからないことが、わからない」状態でお互いにすれ違っていきます。●言葉尻の「呪い」を解く、伝え方の例だからこそ、関係性ができるまでは「細かすぎるほどの丁寧な指示」と「途中経過の確認（ここまでできたら1回声かけてね）」が必要です。さらに、注意するときの言葉尻一つで新人は「全否定された」と受け取ってしまいます。❌「ここに置くと危険だからやめてね」⭕️「この道具は危なくないように〇〇に置くんだ。場所はここ。言ってなかったかも、ごめんね！次からここでOKです」理由を頭に入

同じ作業を教えるたびに、最初から説明し直していませんか。口頭だけで引き継いでいると、教える人によって内容が変わったり、大事な注意点が抜けたりします。「そろそろ手順書を作りたい」と思っても、何から書けばよいか分からず、止まってしまうこともあります。そんなときは、いきなり文章を書き始めなくても大丈夫です。まずは次の3つを整理すると、マニュアルの骨組みが見えやすくなります。【ポイント1】誰が読むのかを一人に決める最初に決めたいのは、マニュアルを読む人です。新人の方が読むのか、別の担当者が引き継ぐのか、自分の確認用に残すのかで、必要な説明は変わります。たとえば新人向けなら、社内で普段使っている言葉でも、最初に意味を補ったほうが親切です。一方、経験者向けなら、基本操作よりも例外や注意点を詳しくしたほうが役立ちます。「みんなに分かるもの」を目指すより、まず一人の読み手を決めるほうが、内容を選びやすくなります。【ポイント2】作業の始まりと終わりを区切る次に、どこからどこまでを一つの手順にするか決めます。たとえば、「注文データを受け取ってから、Excelへ入力し、保存するまで」のように区切ります。範囲を決めないまま作り始めると、関連する作業を次々に入れたくなり、手順書が長くなりがちです。まずは、人に説明するのが大変な作業を一つだけ選んでみてください。小さく区切ると、完成まで進めやすくなります。【ポイント3】判断が分かれる場所をメモするマニュアルで特に大切なのは、操作そのものより、「迷いやすい場所」です。・入力内容が足りないとき・数字が合わないとき・いつもと違う画面が出たとき・担当者への確認が必

「この仕事、あの人が休んだら止まるんだよね・・・」 　そんな不安を抱えたまま回っている仕事はありませんか。 　普段は何とか進んでいても、休暇や異動、退職、繁忙期が重なると、急に回らなくなる。　ー確認先が分からない。　ー必要な書類が見つからない。　ーどの順番で進めればいいのかも曖昧。　結局、その担当者に聞かないと前に進まない。　そんな状態です。　でも、これは担当者の能力の問題ではありません。 　多くの場合、業務の流れや確認事項が、人の頭の中に入ったままになっているだけです。 　そして、この状態は静かに負担を増やしていきます。　　▼誰かが休むたびに仕事が止まる。 　▼引継ぎのたびに、また同じ説明をする。 　▼確認漏れや提出漏れが起きやすくなる。 　そのたびに、代表者や管理する人が追いかけ役になる。。。。　忙しいから整えられないのではなく、　整っていないから、忙しさが終わらない。　ここが大事なところです。 　では、何から整えればいいのか。 　最初から完璧なマニュアルを作る必要はありません。 　先に必要なのは、次の担当者が止まらないための骨組みです。 　たとえば、まず見えるようにしておきたいのは、こんなことです。 　・何のための仕事なのか 　・いつ発生するのか 　・何から始めるのか 　・誰に確認すればいいのか 　・何がそろえば進められるのか 　・どこまで終われば完了なのか 　ここが見えるだけで、現場はかなり楽になります。　担当者が変わっても、最低限の流れが分かる。「何から始めればいいか」が見える。 　確認先や必要書類が分かる。 　引継ぎのたびに、毎回ゼロから説明しなくて済むようになりま

会議の内容をメモしたのに、あとから読むと手順が分からない。これは文章力より、メモとマニュアルの役割が違うことが原因です。1つ目は、開始条件がないこと。「登録する」だけでは、どの画面を開き、何を準備してから始めるのか分かりません。マニュアルでは、作業前の状態を最初に固定します。2つ目は、正常終了が分からないこと。ボタンを押す手順だけでなく、「完了メッセージが表示される」「一覧に新しい行が増える」など、成功の見分け方が必要です。3つ目は、例外が会話の中に埋もれること。会議では「その場合は別の担当へ」と一言で済みますが、手順書では判断条件、連絡先、作業を止める位置まで書かないと新人は迷います。音声や箇条書きからマニュアルを作るときは、①開始条件、②操作、③確認、④例外、⑤更新日、の5点に分けるだけで読みやすくなります。私のサービスでも、ばらばらな音声・メモをその5点へ整理し、Word形式の業務マニュアルへ整えています。依頼前に機密情報を伏せたサンプルだけで相談することも可能です。

データベースを利用すると情報を紐づけ（リレーションシップと呼びます）できるので、管理がしやすい仕組みが作れます。皆さんの職場にも業務マニュアルが存在していると思います。（最近AIにイラストを描いてもらうのが楽しくて…今回のイメージです）印刷してファイルされたものからブラウザで閲覧できるものまで、さまざまだとは思いますが、必要な情報がいち早く読めることが大切です。理想的なマニュアルの条件としては①　利用頻度が高い順に並んでいる②　一覧表から探せる③　一覧表から詳細ページを開ける④　別添資料をすぐに確認できるこんな感じで利用できれば使いやすいと思います。実はAccessを利用すると簡単に作成することができるんです。私は医療機関で働いているので、事務関係の例でご紹介してみます。まずは大分類で分けた業務の一覧表を表示します。表示順位は自由に変えられるので、よく見る内容のものを上位に置いておくとよいでしょう。拡大するとこんな内容になっています。では虫眼鏡のアイコンをクリックして外来業務を確認してみます。今度は外来業務に関するものが一覧表示されました。この中から「証明書、診断書等」に関するものを開いてみます。ここで詳細情報のマニュアルに到達しました。ここを読めば業務内容や注意点を参照することができます。医療機関ではセキュリティの関係でWeb接続が許されていないのですが職種によっては関連サイトのURLを載せて、直接リンクさせることも可能ですね。Accessには添付ファイル形式があって、Word、Excel、PDF、画像ファイル等を添付ファイルとして持たせることができます。必要なファイルを沢山

新人や外注先に同じ説明を3回したら、それはマニュアル化のサインです。この記事では、画面録画を素材にして、現場で迷わせない業務マニュアルを作るための7項目を紹介します。目次や原稿を先に用意する必要はありません。マニュアルがあるのに質問が減らない理由マニュアルを作ったのに質問が止まらない、というケースには共通点があります。手順は書いてあるのに、「どちらか迷ったときの判断基準」「例外が起きたときの動き」「どうなったら完了か」が書かれていないのです。新人が聞きに来るのは、たいてい手順そのものではなく判断です。だからキャプチャ画像を増やしても解決せず、判断基準・例外・完了条件を足すことが対策になります。素材は「画面録画」だけで足りるマニュアル作りが止まる一番の原因は、まず目次と原稿を書かなければ、という思い込みです。実際には、その業務を普段どおり実行しながら画面を録画すれば、目次作りと文章化の出発点になります。録画には、画面のどこを見ているか、確認の順番、迷ったときのカーソルの動きといった「暗黙の判断」が映り込みます。文章化は録画を観察しながら後から行えるため、担当者は原稿を一から書く代わりに、まず操作を見せるところから始められます。録画のコツは、普段どおりの速さで操作し、迷った場面もカットしないことです。迷いこそが、判断基準を書き出す手がかりになります。迷わせないマニュアルの7項目1. 目的と対象者何のための作業で、誰が読む文書かを冒頭に書きます。対象者の前提知識が決まると、説明の粒度が決まります。2. 準備物と権限必要なファイル、ツール、アカウントの権限を先に列挙します。作業の途中で