データを整理する仕組み ～業務マニュアルの例～

データベースを利用すると情報を紐づけ（リレーションシップと呼びます）

できるので、管理がしやすい仕組みが作れます。

皆さんの職場にも業務マニュアルが存在していると思います。

（最近AIにイラストを描いてもらうのが楽しくて…今回のイメージです）

印刷してファイルされたものからブラウザで閲覧できるものまで、さまざまだとは思いますが、必要な情報がいち早く読めることが大切です。

理想的なマニュアルの条件としては

①　利用頻度が高い順に並んでいる

②　一覧表から探せる

③　一覧表から詳細ページを開ける

④　別添資料をすぐに確認できる

こんな感じで利用できれば使いやすいと思います。

実はAccessを利用すると簡単に作成することができるんです。

私は医療機関で働いているので、事務関係の例でご紹介してみます。

まずは大分類で分けた業務の一覧表を表示します。

表示順位は自由に変えられるので、よく見る内容のものを上位に置いておくとよいでしょう。

拡大するとこんな内容になっています。

では虫眼鏡のアイコンをクリックして外来業務を確認してみます。

今度は外来業務に関するものが一覧表示されました。

この中から「証明書、診断書等」に関するものを開いてみます。

ここで詳細情報のマニュアルに到達しました。

ここを読めば業務内容や注意点を参照することができます。

医療機関ではセキュリティの関係でWeb接続が許されていないのですが職種によっては関連サイトのURLを載せて、直接リンクさせることも可能ですね。

Accessには添付ファイル形式があって、Word、Excel、PDF、画像ファイル等を添付ファイルとして持たせることができます。

必要なファイルを沢山保存できるので、いちいちファイルを探す手間がかかりません。

添付資料をクリックすると、ファイルを開くことができます。

イメージとしてはこんな感じです。

応用次第で色々な業務に利用できると思います。

Accessを使用すれば、このような仕組みを非常に簡単に作ることができます。

ご興味のある方は是非ご連絡ください。

最後までお読みいただき有難うございました。

自分でシステム構築を体験してみたいという方へ