会議メモが業務マニュアルにならない3つの理由

会議の内容をメモしたのに、あとから読むと手順が分からない。これは文章力より、メモとマニュアルの役割が違うことが原因です。

1つ目は、開始条件がないこと。

「登録する」だけでは、どの画面を開き、何を準備してから始めるのか分かりません。マニュアルでは、作業前の状態を最初に固定します。

2つ目は、正常終了が分からないこと。

ボタンを押す手順だけでなく、「完了メッセージが表示される」「一覧に新しい行が増える」など、成功の見分け方が必要です。

3つ目は、例外が会話の中に埋もれること。

会議では「その場合は別の担当へ」と一言で済みますが、手順書では判断条件、連絡先、作業を止める位置まで書かないと新人は迷います。

音声や箇条書きからマニュアルを作るときは、①開始条件、②操作、③確認、④例外、⑤更新日、の5点に分けるだけで読みやすくなります。

私のサービスでも、ばらばらな音声・メモをその5点へ整理し、Word形式の業務マニュアルへ整えています。依頼前に機密情報を伏せたサンプルだけで相談することも可能です。