メモだけでも引継書は作れる？請求書処理の作成例

メモからでも、引継書づくりは始められます。最初から、きれいに整理された原稿をご用意いただく必要はありません。普段の作業を書いた箇条書きや既存資料をもとに、不足する情報を確認しながら文書にしていきます。

ただ、「請求書の内容を確認する」という一文を読んだとき、今の担当者と、初めて担当する人では、思い浮かべる作業が違うかもしれません。何を確認するのか。合わないところがあったら、誰に聞くのか。どこまでできたら次に進んでよいのか。引継書では、こうした点も言葉にしておきたいと考えています。

今回は、「月次請求書の受付から支払依頼まで」の完成見本から、文書の作り方をご紹介します。説明用の架空サンプルであり、実在する企業の業務や、お客様への納品実績ではありません。

１．「何を確認するか」を具体的にする

見本では、発注内容との一致、納品または作業の完了、数量・単価・金額・対象期間の相違を確認する、と記載しています。「内容を確認する」だけで済ませず、確認の対象を並べることで、後任の方が何を見ればよいか分かる形にしています。

２．不備があったときの動きと、確認を待つ条件を書く

金額の相違や納品未確認、資料不足などがある場合は処理を保留します。訂正が必要な場合は、定められた連絡経路で訂正版を依頼し、不備内容・問い合わせ先・回答期限・回答内容・解決結果を台帳へ記録する、という構成です。

「不備があれば確認する」という指示だけでは、確認先や、その間の処理状況まで伝わりません。見本には「担当部門確認中」という状態の記録や、担当者だけで処理を進めない条件も入れています。担当が替わっても、何の回答を待っているのかを追えるようにするためです。

３．その作業の「完了の目印」を決める

不備を解消する工程では、「支払に使用する請求書が確定し、不備の解決記録を確認できます」としています。問い合わせを送った時点と、回答を受けて必要な対応が済んだ時点を分けておくと、未処理の作業を引き継ぐ際にも確認しやすくなります。

確認先や締切、承認のルールは職場ごとに異なります。実際の作成では、メモに書かれていない部分をご質問し、業務に合った内容を確認します。分からない部分を推測で埋めることはいたしません。

メモの段階から、ご相談いただけます

私は管理部門で約30年間、財務・経理、人事・労務、総務、業務改善などの実務と管理業務に携わってきました。その経験を、作業の順番に加えて、確認先・注意点・完了条件まで整理する文書づくりに活かしています。

「自分用のメモを、後任に渡せる文書にしたい」という段階からご相談いただけます。最初の3件は1件5,000円。1業務・1文書、A4最大5ページ、WordとPDFの両方の納品、修正2回を含みます。ご購入前の見積り相談で、作成範囲・料金・納期を確認してから進めます。

まずは、整理したい業務と、お手元の資料やメモの有無をお知らせください。

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