手順書に「なぜそうするか」を1行足すと、何が変わるか

業務マニュアルの制作を承っています。今日は、当方が手順書を作るときに必ず守っている「1つの約束」について書きます。

■ 手順だけのマニュアルは、画面が変わった日に死ぬ

「1. ボタンを押す　2. CSVを保存する　3. 取引先ごとに集計する」

こう並べただけの手順書は、書いた瞬間は正しくても、システムの画面が少し変わった日から使われなくなります。読み手は「何のためにこれをやっているのか」が分からないので、手順が合わなくなった途端に止まってしまうからです。

そこで当方は、各手順の下に必ず「なぜこれをやるのか」を1〜3行で書きます。

■ 見本から2つ抜粋します（会社名・数値はすべて架空です）

例1：売上データを「確定済み」だけに絞って出力する

　なぜ → まだ営業が入力途中の売上を、請求してしまわないためです。

例2：締め日ごとにシートを分ける（月末締め／20日締め）

　なぜ → この会社の取引先は締め日が2種類あります。混同すると、20日締めの取引先に月末までの売上を請求してしまい、金額が合いません。最も起きやすいミスです。

理由が書いてあると、たとえば「確定済み」のボタンの名前が変わっても、読み手は「入力途中のものを除けばいい」と自分で判断できます。手順書に書かれていない状況で、人が動けるようになる。これが「なぜ」を書く効果です。

■ もう1つ、必ず書くもの：つまずきポイントと対処

現場で実際に起きる詰まりを、手順とは別の章にまとめます。見本では「集計金額がCSVの合計と合わない」「請求書の消費税が1円ずれる」など、担当者が一度は経験することを、原因と直し方のセットで書いています。

■ 情報はどこから？

打ち合わせも通話もしません。質問票（記入15〜30分）にお答えいただき、その内容だけで作ります。「ミスが起きやすいところ」「この取引先だけは特別、という例外」の2点を書いていただけると、実務で使えるマニュアルになります。

いただいた回答に無いことは書きません。分からない箇所は「※ここは要確認です」と明示してお渡しします。

■ 完成見本を全文ご覧いただけます

出品ページ「見本を全文公開｜引継ぎ用の業務マニュアル作ります」で、実際の納品物と同じ構成の見本を公開しています。購入前に「見積り相談」からお申し付けいただければ、全文（A4相当）をお送りします。無料で、購入の義務はありません。

※ 見本に登場する会社名・人物名・数値はすべて架空です。実在の顧客情報は使用していません。