業務マニュアルを作るときの5つのコツ｜「全体の流れ」を先に、画面には番号を

「マニュアルはあるのに、結局だれも読んでいない」「新人さんに、毎回同じことを説明している」。そんな声をよく聞きます。

読まれないマニュアルには、共通点があります。どこから読めばいいかわからない、文字ばかりで画面のどこを押せばいいかわからない、そして、困ったときに答えが見つからない。この記事では、読まれる業務マニュアルを作るための5つのコツを紹介します。

コツ1：最初に「全体の流れ」を1ページで見せる

いきなり細かい手順から始めると、読む人は「今、全体のどこをやっているのか」がわからなくなります。

最初のページに、仕事の流れを4〜5個の箱と矢印で描きます。たとえば「準備 → 見積書を作る → 印刷・PDFで保存 → 請求書に写す」。これだけで、迷子になる人が減ります。

コツ2：1つの手順に、1つの操作。画面に番号を付ける

手順は「①取引先を選ぶ」「②件名を入れる」のように、1つの手順に1つの操作だけを書きます。

そして、画面の写真のどこを押すのかを、同じ番号で示します。文字で「右上のボタン」と書くより、写真に番号の丸を付けるほうが、ずっと早く伝わります。

コツ3：「なぜそうするか」を一言そえる

「ファイル名は『見積書_取引先名_番号』にする」とだけ書くと、守られにくくなります。「あとで探しやすくするため」と理由を一言そえると、守ってもらいやすくなります。

コツ4：「困ったとき」のページを作る

マニュアルがいちばん読まれるのは、困ったときです。「こんなとき／考えられる原因／こうします」の3列の表で、よくある失敗と直し方をまとめておきます。

問い合わせを受けるたびに1行足していくと、同じ質問がだんだん減っていきます。

コツ5：版数と更新日を書き、変わったら直す

画面や手順は、いつか変わります。表紙に「第1版・2026年10月」のように版数と更新日を書いておくと、古いマニュアルかどうかがすぐわかります。

画面の写真の撮り方

Windows なら「Windows キー＋Shift＋S」で、画面の一部を切り取って保存できます。手順ごとに1枚ずつ撮っておくと、マニュアルづくりがとても楽になります。お客様の名前などが写っている場合は、隠してから使いましょう。

作ってほしいときは

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