仕事のメモを引き継ぎ手順書にすると、何が変わる？

仕事で覚えたことを、メモや箇条書きで残している方は多いと思います。

自分が読む分には十分でも、引き継ぎで別の人に渡すと、「どこから始めるの？」「何を確認すれば終わり？」と聞かれることがあります。

メモを書いた本人には当たり前のことが、初めて作業する人には分からない。ここが、メモを手順書に整えるときの大切なポイントです。

■ メモと手順書は、何が違う？

例えば、ZIPファイルを展開する作業について、こんなメモがあったとします。

・ZIPを保存

・右クリックして展開

・中身を確認

作業に慣れている人なら、このメモでも進められるかもしれません。一方、初めての人は「保存したファイルはどこにあるのか」「右クリックした後、どの項目を選ぶのか」で迷うことがあります。

手順書では、こうした迷いやすい部分を具体的にします。

① 保存したZIPファイルを探す

② 右クリックして「すべて展開」を選ぶ

③ 展開先を確認して、展開を実行する

④ 展開したフォルダを開き、必要なファイルがあるか確認する

これは説明用の簡単な例ですが、実際の手順書では、読む方に合わせて保存場所や確認するファイル名なども補います。

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■ 整理するときに大切な3つのこと

【1．作業する順番に並べる】

思いついた順に書いたメモを、実際に作業する順番へ並べ直します。事前に必要な準備も、最初にまとめておくと進めやすくなります。

【2．注意点を、必要な場所に書く】

「同名のファイルがあったら、そのまま上書きしない」などの注意点は、該当する操作の近くに書きます。作業中に気づける位置に置くことが大切です。

【3．終わったと判断できる条件を書く】

「確認する」だけでは、何を見ればよいか分かりません。「指定のファイルがある」「画面に完了と表示される」など、完了の目安を具体的にします。

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■ 最初から、きれいな原稿でなくても大丈夫

手順書を作るために、最初から整った文章を用意する必要はありません。

まずは、普段のメモに「どの作業か」「誰が読むか」「何ができれば完了か」を添えてみてください。それだけでも、説明が足りない部分を見つけやすくなります。

ただし、業務固有のルールや不明な手順は、想像で埋めず、担当者に確認する必要があります。

私自身、ITの現場で手順書を使う際に、作業の順番や確認するポイントが書かれていると助かると感じてきました。その視点を大切に、仕事のメモや箇条書きを業務手順書へ整えるサービスを出品しています。

引き継ぎや新人向けの説明で、メモの整理にお困りでしたら、サービスページからご相談ください。