そのマニュアル、初めての人にも伝わりますか？

こんにちは、樋口健太です。

「何度も同じことを説明している」

「手順書はあるのに、結局聞かれてしまう」

職場で、こんなことはありませんか？

その原因は、教える人や覚える人だけにあるとは限りません。マニュアルの中に、慣れている人には当たり前でも、初めての人には分からない部分が隠れていることがあります。

例えば、「確認後、担当者へ報告する」という一文。

何を確認するのか。

どの状態なら問題ないのか。

誰に、どの方法で報告するのか。

書いた本人は分かっていても、読む人はここで迷ってしまいます。

私自身、福祉の現場で職員への説明や引き継ぎに関わる中で、「説明したこと」と「相手に伝わったこと」の違いを感じてきました。

そこで、資料を作るときに大切にしていることが３つあります。

① 一つの手順に、一つの動作を書く

「確認・入力・報告」を一文にまとめず、順番に分けます。次に何をすればよいかが見えやすくなります。

② 曖昧な言葉を具体的にする

「早めに」「適切に」だけでは、判断が人によって変わります。期限や確認項目を示すと、行動に移しやすくなります。

③ 困ったときの確認先を書く

通常の手順だけでなく、「分からない場合は誰に聞くか」まであると、初めての人も安心して取り組めます。

最初から立派な冊子を作る必要はありません。

まずは、よく質問される仕事を一つ選び、１枚にまとめてみる。それを実際に使ってもらい、迷った箇所を書き足すだけでも、役立つ資料に近づきます。

マニュアルは、作って終わりではなく、使う人を助けるためのもの。

「口頭で説明している内容を文章にしたい」

「今ある資料を分かりやすく整理したい」

そんなお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。現場で使う人の目線を大切に、伝わる資料づくりをお手伝いします。