引き継ぎには、手順と理由を。

おはようございます！

「手順どおりに説明したのに、うまく引き継げない」

「いつもと違う状況になると、対応が止まってしまう」

そんなとき、引き継ぎ資料に「なぜ、その作業をするのか」が書かれているか、見直してみませんか。

例えば、職員間の申し送り。

「連絡事項を共有する」とだけ書いてあっても、初めて担当する人は、何を優先して伝えればよいか迷うかもしれません。

そこに、

「次の担当者が、必要な対応を漏れなく続けられるようにするため」

という目的を添えます。

さらに、「対応済みのこと」「これから必要なこと」「誰が担当するか」を分けて書く例があれば、伝える内容を整理しやすくなります。

手順は、作業を進めるための道しるべ。

理由は、その作業で大切にすることを理解する手がかりです。

私自身、福祉の現場で職員育成や事業所運営に関わる中で、慣れている人の「当たり前」を言葉にする大切さを感じています。

引き継ぎ資料には、次の３つをセットで入れるのがおすすめです。

①何をするか

作業の順番や確認項目を、具体的に書きます。

②何のためにするか

その作業が、誰のどんな困りごとを防ぐのかを添えます。

③迷ったら誰に確認するか

いつもと違う場合の相談先まで示します。

理由が分かっても、その場で何でも判断できるわけではありません。だからこそ、確認先があると安心です。

最初から、すべての資料を書き直す必要はありません。

まずは、よく質問される手順を一つ選んで、「なぜ？」への答えを一文加えてみる。使ってもらい、分かりにくいところを直していく。その積み重ねが、引き継ぎやすい職場づくりにつながると考えています。

「口頭で伝えていることを資料に残したい」

「今あるマニュアルを、新人にも分かる内容に整えたい」

そんなときは、お気軽にご相談ください。現場で使う人の目線を大切に、伝わる資料づくりをお手伝いします。