何度も同じ説明をしていませんか？伝わる業務マニュアルの作り方

「何度も同じ説明をしている…」そんなときは、マニュアルを見直してみませんか？

こんにちは。福祉事業の運営や職員への業務説明、資料作成に携わってきた樋口です。

仕事をしていて、こんな場面はありませんか？

・同じ作業を何度も説明している

・担当者によって手順が違う

・新人さんが、誰に何を聞けばよいか迷っている

・マニュアルはあるけれど、あまり使われていない

私も複数の事業所に関わる中で、伝えたつもりの内容が十分に伝わっていない場面を経験してきました。

そんなときに大切なのは、「読む人が、次に何をすればよいか分かる」ように整理することです。

例えば、「作業後に確認する」という説明。

これだけでは、何を確認するのか、問題があったらどうするのかが分かりません。

「入力後、氏名・日付・金額を元の資料と照合する。違いがあれば修正し、判断できない場合は担当者へ確認する」

ここまで書くと、作業する人が動きやすくなります。

マニュアルを作るときは、まず次の3つを意識してみてください。

① 作業を行う順番で書く

② 確認する項目を具体的にする

③ 困ったときの相談先を明記する

最初からすべての業務をまとめる必要はありません。

質問が多い作業を一つ選び、手順を整理するところから始めてみるのがおすすめです。

ココナラでは、業務マニュアルや手順書の作成、既存資料の文章整理をお手伝いしています。

「メモはあるけれど、うまくまとめられない」

「今の説明を、新人さんにも分かりやすくしたい」

そんなお悩みがありましたら、お気軽にメッセージでご相談ください。

現場で使う方の目線を大切に、分かりやすい資料づくりをお手伝いいたします。