「引継ぎをラクにするコツ」

引継ぎがラクになる！マニュアル作成の３つのコツ

こんにちは。業務マニュアルや手順書の作成をサポートしている樋口です。

「同じことを何度も説明している」

「担当者が休むと、仕事の進め方が分からない」

「引継ぎ資料はあるけれど、使われていない」

こんなお悩みはありませんか？

私も福祉事業所の運営や職員への業務説明に携わる中で、伝え方を整える大切さを感じてきました。

今回は、引継ぎに役立つマニュアル作成のコツを３つご紹介します。

■１．作業をする順番で書く

内容ごとにまとめるだけでなく、「最初に何をするか」「次に何をするか」が分かる形にしましょう。

例えば、申込受付なら、

①申込内容を確認

②管理表へ入力

③受付完了の連絡

というように、順番をつけると迷いにくくなります。

■２．「確認する」を具体的にする

「内容を確認してください」だけでは、何を見るのか分かりません。

「氏名・連絡先・希望日に入力漏れがないか確認する」など、確認する項目まで書くことがポイントです。

担当者ごとの判断のばらつきも減らしやすくなります。

■３．困ったときの対応も入れる

通常の手順に加えて、「入力漏れがあった場合」「判断できない場合」の対応も書いておきましょう。

誰に確認するのかまで分かれば、引継ぎを受けた人も安心して仕事を進められます。

最初からすべてをまとめる必要はありません。よく質問される業務を１つ選び、１枚の手順書にするところから始めてみてください。

ココナラでは、業務マニュアル・手順書の作成や、既存資料の整理をお手伝いしています。

「メモはあるけれど、うまくまとめられない」

「今の資料を分かりやすくしたい」

そんな方は、メッセージでお気軽にご相談ください。現場で使いやすい資料づくりをサポートします。