資料が見やすくなる！まず整えたい３つのポイント

こんにちは。業務マニュアルやWord・Excel資料の作成・整理をサポートしている樋口です。

「必要なことは書いてあるのに、読みにくい」

「資料を作ったけれど、何度も同じ質問をされる」

そんなことはありませんか？

資料の伝わりやすさは、文章の内容だけでなく、情報の並べ方や見た目でも変わります。今回は、手元の資料で試せる３つのポイントをご紹介します。

■１．いちばん伝えたいことを先に書く

例えば、保護者向けの行事案内。

長い挨拶から始めるよりも、行事名・日時・場所・持ち物が先に分かると、読む方が必要な情報を見つけやすくなります。

「この資料を読んで、何をしてほしいのか」を考えると、載せる順番を整理しやすくなります。

■２．文字の大きさや色にルールを作る

大事なところを目立たせようとして、太字や赤字を増やしすぎていませんか？

例えば、

・見出しは大きめの太字

・本文は同じ大きさ

・注意点だけ色を変える

このように使い方を揃えると、どこを見ればよいかが伝わりやすくなります。

■３．印刷した状態で確認する

Excelの管理表は、画面では見やすくても、印刷すると文字が小さすぎたり、表が途中で切れたりすることがあります。

印刷プレビューで、文字の大きさ・改ページ・余白を確認してみましょう。１ページに詰め込まず、必要に応じて分けることも大切です。

私も事業所運営の中で、案内文や管理表、職員向け資料などを作成してきました。読む方や使う場面を想像することが、資料を整える第一歩だと感じています。

まずは、よく使う資料を１枚だけ見直してみませんか？

ココナラでは、Word・Excelの既存資料を見やすく整えるお手伝いをしています。

「表の配置がうまく揃わない」

「案内文を読みやすくしたい」

「資料を直す時間が取れない」

そんなときは、プロフィールの出品サービスからお気軽にご相談ください。