口頭で教えている作業をマニュアルにするとき、最初に整理したい3つのこと

同じ作業を教えるたびに、

最初から説明し直していませんか。

口頭だけで引き継いでいると、

教える人によって内容が変わったり、

大事な注意点が抜けたりします。

「そろそろ手順書を作りたい」と思っても、

何から書けばよいか分からず、

止まってしまうこともあります。

そんなときは、

いきなり文章を書き始めなくても大丈夫です。

まずは次の3つを整理すると、

マニュアルの骨組みが見えやすくなります。

【ポイント1】

誰が読むのかを一人に決める

最初に決めたいのは、

マニュアルを読む人です。

新人の方が読むのか、

別の担当者が引き継ぐのか、

自分の確認用に残すのかで、

必要な説明は変わります。

たとえば新人向けなら、

社内で普段使っている言葉でも、

最初に意味を補ったほうが親切です。

一方、経験者向けなら、

基本操作よりも例外や注意点を

詳しくしたほうが役立ちます。

「みんなに分かるもの」を目指すより、

まず一人の読み手を決めるほうが、

内容を選びやすくなります。

【ポイント2】

作業の始まりと終わりを区切る

次に、

どこからどこまでを

一つの手順にするか決めます。

たとえば、

「注文データを受け取ってから、

Excelへ入力し、

保存するまで」のように区切ります。

範囲を決めないまま作り始めると、

関連する作業を次々に入れたくなり、

手順書が長くなりがちです。

まずは、

人に説明するのが大変な作業を

一つだけ選んでみてください。

小さく区切ると、

完成まで進めやすくなります。

【ポイント3】

判断が分かれる場所をメモする

マニュアルで特に大切なのは、

操作そのものより、

「迷いやすい場所」です。

・入力内容が足りないとき

・数字が合わないとき

・いつもと違う画面が出たとき

・担当者への確認が必要なとき

このような場面では、

人によって判断が分かれやすくなります。

通常の手順だけでなく、

「この場合は作業を止める」

「ここは担当者へ確認する」

といった対応も残しておくと、

読み手が推測で進めにくくなります。

【完璧な資料がなくても始められます】

最初から、

きれいな文章を用意する必要はありません。

作業の流れを書いたメモ、

使っているExcel、

画面のスクリーンショットなど、

手元にあるものから整理できます。

ただし、

画面には個人情報や社内限定の情報が

含まれることがあります。

誰かに共有する前に、

隠す必要がある部分がないか

確認しておくと安心です。

ページ数が多い場合や、

複数の業務がつながっている場合は、

どこまでを一つにまとめるか

事前確認が必要です。

【まとめ】

口頭で教えている作業を

マニュアルにするときは、

まず次の3つを決めます。

・誰が読むのか

・どこからどこまでの作業か

・どこで判断が分かれるか

この3つが分かれば、

書き始める前の迷いを減らせます。

まずは、

一番説明に時間がかかっている作業を

一つ選ぶところから始めてみてください。

口頭の説明を手順書にまとめたい方は、

プロフィール内の

「業務手順をわかりやすいマニュアルに整理します」

をご確認ください。